Tabla de contenidos de este post
- 1 Claves para ser más productivo y no morir en el intento
- 1.1 ¿Por qué aparece el estrés cuando no gestionamos bien nuestro tiempo?
- 1.2 10 claves para mejorar tu productividad
- 1.2.1 Vuélvete un amante de las listas.
- 1.2.2 Antes de trabajar, párate a pensar.
- 1.2.3 Si la tarea dura menos de dos minutos, no la apuntes, ¡hazla!
- 1.2.4 No lo dudes, ¡delega!
- 1.2.5 Agrupa tus tareas.
- 1.2.6 Controla las interrupciones.
- 1.2.7 Mide tu tiempo.
- 1.2.8 Revisa tu lista de tareas y verifica tus prioridades.
- 1.2.9 Gestiona tus compromisos.
- 1.2.10 No lo apliques sólo al ámbito profesional.
- 1.3 Así que si sabes de alguien que necesita estos consejos, no olvides compartirle este post 😉
- 1.4 Y tú, ¿tienes algún consejo que aportar?
Claves para ser más productivo y no morir en el intento
Hablando de productividad, seguro que no es la primera vez que cuando te preguntan “¿qué tal el trabajo?” piensas “hasta arriba, ¡cómo siempre!”, “¡pues apagando fuegos de última hora!”, “el día debería tener 48h para que me diera tiempo a ponerme al día…”
Tranquilo, no eres el único ;).
Por eso, hoy te muestro 10 claves para mejorar la productividad personal y recuperar el control de tu tiempo. Son muchos los que llegan por la mañana al trabajo pensando las tareas que tienen que realizar. También son muchos los que al final de la jornada salen diciendo: “llevo todo el día trabajando pero siento que no he hecho nada…”. Así que voy a enfocar la productividad desde las siguientes claves:
- Ser productivo no significa trabajar más o realizar más tareas. Significa repartir tu tiempo correctamente para realizar las tareas que realmente se deben hacer, en su plazo y con calidad.
- El objetivo real de cualquier sistema de productividad personal o gestión del tiempo no es sino recuperar el control de tu trabajo o de tu vida privada y reducir el estrés asociado.
¿Por qué aparece el estrés cuando no gestionamos bien nuestro tiempo?
Nuestra memoria operativa o a corto plazo nos permite recordar cierta información simultáneamente. Por ejemplo, si te pregunto “¿qué cosas tienes que hacer esta semana?”, podrás enumerar unas 10 tareas de forma relativamente rápida. Pero cuando tenemos más de 10 cosas que recordar, como suele ser habitual, habrá algunas que no podrán quedarse en nuestra memoria a corto plazo. Éstas pasan a otro lugar en nuestra mente y se convierten en algo diferente: aquellas cosas que no recordamos que recordamos.
El problema surge cuando nuestra memoria a corto plazo intenta recuperar esa información: conseguirá rescatar información, pero claro, por cada tarea o hecho que entra, otro sale, con lo que será imposible que recordemos absolutamente todo. Y, por supuesto, nunca tendremos la suerte de acordarnos de cada cosa en el momento adecuado. Así nos encontraremos en alguna de estas situaciones:
“Tengo la impresión de que se me está olvidando algo…”- “¿Por qué siempre me acuerdo de que tengo que comprar leche en el trabajo? Seguro que llego al súper y ya no me acuerdo…”
- “A ver… Yo he encendido el ordenador para algo… Pero ahora no me acuerdo para qué… Buff eso me pasa por haberme metido directamente en el e-mail y ponerme a responder.»
Lo dicho, nuestra memoria es limitada y, la verdad, no muy eficiente. La falta de control sobre lo que recuerdas y sobre si estás haciendo lo que debes es lo que más estrés genera. Puedes pasar horas trabajando que si al final del día tienes esa sensación de descontrol te sentirás desmotivado con tu trabajo. Además, corres el peligro de entrar en una peligrosa espiral: la falta de productividad provoca estrés y el estrés reduce la productividad, pues está directamente ligado a una disminución de la capacidad de atención y concentración.
10 claves para mejorar tu productividad
Así que aquí tienes 10 consejos que te ayudarán a gestionar mejor tu tiempo y a recuperar el control de tu día a día.
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Vuélvete un amante de las listas.Es la mejor manera de ampliar tu memoria y sobretodo, vaciarla. Así es, porque cuando tenemos una lista de tareas bien organizada, nuestra memoria se relaja y deja de recordarnos lo que tenemos que hacer de forma continua y repetitiva.
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Antes de trabajar, párate a pensar.
Tus horas son limitadas, decide bien qué hacer con ellas. No empieces por lo más rápido o lo que más te gusta. Dedicando la primera media hora de tu día a pensar qué cosas de tu lista son las que realmente deben finalizarse hoy podrás salir antes del trabajo y hacerlo tranquilo. Y recuerda la ley de Pareto: “El 80% de tus ingresos proviene del 20% de tus acciones”. ¡Piénsalo bien antes de elegir qué hacer!
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Si la tarea dura menos de dos minutos, no la apuntes, ¡hazla!
Si vas a tardar en realizar la tarea casi menos que en apuntarla, encárgate de ello ahora. Te evitará tener listas kilométricas de cosas que son más fáciles de hacer que de gestionar.
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No lo dudes, ¡delega!
Quizás esa tarea la haga más rápido otra persona, o simplemente tu tiempo debería estar dedicado a otras cosas de más valor. Delega lo que puedas, pero eso sí, no olvides dar seguimiento a la persona a quien traspasas la tarea, sobre todo si de cara al público eres responsable del resultado.
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Agrupa tus tareas.
Es más eficiente contestar cinco e-mails seguidos que alternar un e-mail, con un informe, con un recado… Agrupa tus tareas según el tipo que sean (tareas en el ordenador, llamadas, reuniones, recados…) y reducirás el tiempo de realización al evitar “movimientos innecesarios”, uno de los siete tipos de desperdicio que encontramos en la teoría de el Lean Management.
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Controla las interrupciones.
E-mails, whatsapps, llamadas… Vas a tener que enfrentarte a un montón de distracciones. ¿Lo mejor? No te pares a realizar cada tarea que surja de una interrupción: apúntala en tu lista y no la hagas si no está en tus prioridades. Te darás cuenta que toda la gente a tu alrededor te contactará para cosas “urgentísimas”, que realmente no lo son. Y si antepones sus prioridades a las tuyas nunca podrás cumplir bien con tu trabajo.
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Mide tu tiempo.
Es mejor trabajar en bloques limitados de tiempos para poder controlar la duración de la jornada. Por ejemplo, puedes plantearte “Voy a dedicar media hora a realizar las llamadas pendientes”, “Voy a trabajar dos horas en el informe del proyecto”. La agrupación de tareas que veíamos en el punto 5 te permitirá hacer este ejercicio muy cómodamente. De esta forma no te encontrarás mirando el reloj diciendo “¿¿Las 8 ya?? ¡Y sólo he hecho esta tarea!”.
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Revisa tu lista de tareas y verifica tus prioridades.
De forma semanal revisa cómo van las tareas de tu lista. ¿Hay tareas que llevan semanas allí? Si son realmente importantes elige una fecha para hacerlas. ¿Te parecen muy complicadas? Divídelas en tareas más pequeñas o pide ayuda para realizarlas. ¿No son urgentes y no son lo más importante? Plantea la Ley del Abandono: a lo mejor simplemente puedes borrarla de tu lista, o ponerla en otra que se titule “Algún día/quizás” o “Tareas para vacaciones”. -
Gestiona tus compromisos.
Por muy buena lista de tareas que tengas nadie es capaz de hacer 200 cosas al día. Es necesario a veces decir “no”. Negociar el plazo de una tarea o traspasársela a alguien es mucho mejor que no poder cumplir con los plazos o hacerlo todo deprisa y corriendo (además de mal probablemente) y estar continuamente estresado.
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No lo apliques sólo al ámbito profesional.
Para una buena gestión del tiempo y del estrés, es recomendable que no sólo apliques estos consejos en el trabajo si no también en tu vida personal. Desde planificar tus vacaciones, hasta ayudar en casa, tener en cuenta la productividad en tu jornada completa te hará mantener el equilibro :).
Y para finalizar, recuerda que no buscamos con estos consejos realizar más tareas, sino invertir nuestro tiempo de la mejor forma posible. Para ello también es recomendable ayudar a tu alrededor a ser más productivo. Una empresa con un personal que sabe gestionar su tiempo y sus tareas, será más eficiente y tendrá mejores resultados. Porque la gente feliz es más productiva.
En este artículo tienes una buena idea para gestionar mejor tu tiempo y mejorar la productividad: Fast-writing o cómo escribir un post en una hora
Así que si sabes de alguien que necesita estos consejos, no olvides compartirle este post 😉
Muy interesante el post y muy cierto, la gestión del tiempo es una de las cosas más importantes para mejorar la eficiencia de una empresa y para que los trabajadores se sientan mejor en su puesto de trabajo.
¿Recomendáis alguna aplicación específica para móvil que ayude con las listas?
Un saludo
Lala, prueba Kanban Tool, te pego el enlace aquí https://kanbantool.com/es. Es una herramienta muy útil a la hora de crear las listas de tareas y proyectos, además es muy visual
Hola Laia, creo que lo mas importante de una herramienta para gestionar tus tareas es que la puedas tener a mano todo el tiempo. Por eso recomiendo aquellas que aunque sean aplicacion movil, tambien las puedas utilizar desde la web por si estas en el ordenador. Mis 3 favoritas son:
-Wunderlist o Out of Milk para listas de tareas. Te permiten crear listas rapidamente y traspasar tareas de una lista a otra (por ejemplo si delegas una tarea, puedes pasarla a tu lista de Tareas delegadas).
– Evernote para listas de tareas de proyectos futuros u otras listas de consulta. Tiene un formato muy agradable y te permite combinarlo con fotos y otros elementos visuales.
Sobre como usar esas herramientas de forma practica hablaremos mas adelante cuando expliquemos una version simplificada de la metodologia GTD (Getting things done) sobre productividad 😉
Un saludo Laia y gracias por seguir el Blog
Ana, muy interesante. Me ha servido para chequearme a mi mismo y saco buena nota, aunque quizás suspendo en la 9, a veces no se decir NO.
Como aportación de mi experiencia, yo procuro organizarme-planificarme con una capacidad sobrante para que, ademas de atender lo urgente y lo importante, pueda atender a lo inesperado (urgente imprevisto). Siempre llega por mucho que sepas decir que no y aunque sepas delegar.
Totalmente de acuerdo Julian, para cada proyecto y cada actividad hay que reservarse un determinado tiempo para contingencias. No todo va a salir perfecto, ni bien a la primera. Si somos conscientes de eso y nos reservaremos un tiempo para revisar lo realizado y tener un margen para imprevistos. Con eso conseguiremos realizar las tareas tranquilos y con la seguridad de que estaran bien.
Julián, permíteme mostrarte una distinción muy utilizada en coaching, sobre decir no, por si te pudiera ser de utilidad.
Desde pequeños somos educados para mostrarnos amables, serviciales y agradar a los demás y esto a veces nos obliga a olvidarnos de nosotros mismos.
Resulta complicado decir no, porque buscamos aprecio, la aceptación y el reconocimiento de los demás. Cuando decir que si se convierte en un automatismo aparecen muchas dificultades:
Atentado a la dignidad. Cada vez que evitamos decir que no, nos estamos traicionando a nosotros mismos, relegando a un segundo plano la necesidad de cuidarnos.
Incumplimiento de promesas. Cuando decios que sí todo el tiempo y a todo el mundo, nos podemos encontrar con problemas a la hora de cumplir nuestras promesas.
Resentimiento. Cuando no nos concedemos la posibilidad de decir que no, generamos resentimientos ocultos hacia las personas que piden cosas, nos sorprendemos con pensamientos como «no debería pedirme esto, ¿no se da cuenta que estoy hasta arriba?. Con frecuencia este resentimiento, acabamos expresándolo descontroladamente en una explosión de rabia.
Peticiones. Al no saber decir que no, reaccionamos mal cuando nos dan un no por respuesta y esto nos llevará a no hacer peticiones, «si no pido, no me expongo a que me digan que no».
Ana, ¡¡felicidades por el post!! muy útil en los escenarios laborales en los que «todo es para ayer».
Me parece fantástica la idea. Lo del 80 20 es genial. Mi hermana trabaja en una escuela de negocios llamada noteges y argumenta prácticamente lo mismo que tu. Gracias por recordarme cómo aprovechar mejor el tiempo para un mejor rendimiento. Creo que estas haciendo un gran trabajo. Enhorabuena.
Gracias Andres por tu comentario, me alegra que te guste. Al final una persona rica es la que tiene un buen balance entre dinero y tiempo. Es la forma mas practica de poder dedicarte a lo que te gusta. Si te interesa el tema de productividad puedes suscribirte a nuestro blog o seguir las en redes sociales, en cualquier caso te mantendre al dia 😉
Enhorabuena Ana, por apoyar a todos los que tenemos tantas cosas en la cabeza.
Las comparto todas y quizás donde yo peque es en controlar en exceso cuando consigo delegar, pero realmente siempre me hago la reflexión: «es falta de capacidad de delegar o falta de buenos profesionales».
Para mi esa es la cuestión y la respuesta está en crearnos una verdadera «network» con profesionales de confianza para delegar y sobre todo para colaborar.
Lo dicho enhorabuena y un beso.
Diego
Hola Diego,
Efectivamente no es nada facil encontrar personas a las que puedas traspasar trabajo quedandote 100% tranquilo. Y no tanto por lo que es el producto en si, sino porque necesitas a alguien se preocupe igual que tu de que el trabajo sea de calidad y resuelva las necesidades del cliente final en el plazo acordado. Pero es verdad que se encuentran, y que esos profesionales hay que cuidarlos, pues al final multiplican nuestra capacidad de dar servicio.
Gracias por tu aportacion y hasta pronto.
Gracias por escribir este post Ana,me parece muy interesante y práctico!
Si nos parásemos a pensar y organizar nuestro tiempo, sin duda seríamos más felices porque no tendríamos estrés.
Ya utilizaba algunos de tus consejos,así que estoy en el camino.
Seguiré leyendo tus post!un saludo
Me alegro que te guste Itziar y que lo estes aplicando. Al fin y al cabo el tiempo es nuestro mejor recurso.
Un saludo!
Buen post. Ciertamente el organizarse bien puede ser ridículamente difícil, y es algo que se nota una barbaridad en el rendimiento.
En mi caso, creo que las que más me cuesta llevar a cabo son la ley del abandono y especialmente la de las interrupciones. A veces cuesta horrores no dejarse llevar.
Por aportar un poco, en mi empresa solemos apoyarnos mucho en las herramientas online de gestión de proyectos, como el feng office o el clocking it, y la verdad es que se nota muchísimo su uso.
Un post interesante (y fácil de leer, que en estos temas es algo que no abunda :P), gracias.
Hola David,
EL que comentas es uno de los puntos mas complicados. Si las interrupciones es algo habitual e inevitable, puede ser buena opcion reajustar tu agenda: Reservar una sala de trabajo durante un par de horas para «desaparecer» y poder dedicarte al trabajo sin interrupciones (una reunion contigo mismo), e igualmente reservar otro par de horas para «contingencias» o esas pequeñas tareas que surgen durante el dia. Acotandolo en bloques de tiempo podras controlarlo mejor.
Sobre los programas que comentas, hablaremos de algunas herramientas en otro post, que permiten gestionar tareas en equipo, dibujar procesos de trabajo, compartir documentos… Te aviso en cuanto salga!
Me parece muy bueno reflexionar de vez en cuando en como gestionamos nuestro tiempo, y analizar si el método que usamos, si usamos uno, nos surte efecto.
Yo cada cierto tiempo tengo que hacer esta reflexión, porque cuando me lo propongo procuro llevar a cabo estos puntos, pero con el paso de los meses me doy cuenta de que los estoy dejando.
Hace poco lei un libro muy interesante «Psicología para creativos» de Frank Berzbach y sugería, para fomentar la creatividad, muchos de los puntos que aquí nombras.
Me ha venido muy bien repasarlos con este post.
¡Gracias!
Gracias Isabel, me alegra que te guste. Le echare un vistazo al libro, que parece interesante 🙂
Ana me parece magnífico este inicio.
Me he visto fotografiado en varios puntos.
No sé gestionar bien las interrupciones ni decir no a cualquier llamada o requerimiento de un compañero de trabajo o un cliente. Pero soy consciente de mis defectos y estoy «en proceso de mejora continua» en cuanto a delegar y organizarme.
El problema también viene de la cantidad de «frentes» que abrimos las personas con inquietudes (es muy gratificante empezar cosas nuevas pero luego hay que tener la constancia de llevar a buen puerto los «frentes» abiertos)
Vengo del mundo del transporte donde todo es muy cambiante y surgen múltiples imprevistos durante el día, que nos hacen ir de «bombero». Y toda esta falta de concentración en las horas normales de trabajo lo compenso con «más horas» fuera de jornada, lo que sé que no es bueno a largo plazo, pero cuesta trabajo cambiar.
Al final lo sufre sobre todo el ámbito familiar (el que más queremos), pues a las personas que nos gusta lo que hacemos estas horas extras no son una pesada carga.
Tienes mucha razón en que hay que compaginarlo todo y en el cuadrante de «importante» no todo tiene que ser laboral.
Enhorabuena por el post. Es muy bueno y a seguir la brecha
Gracias Antonio, espero que sean muchos posts mas. Sobre lo que comentas de tener inquietudes y empezar nuevos proyectos es muy habitual. Un buen truco es tener siempre a mano una lista de los «Proyectos en Curso» que estamos llevando a cabo en este momento y otra de los «Proyectos a futuro» . Asi, los que somos optimistas con el tiempo, antes de decidir si empezamos el proyecto nuevo o no, debemos mirar las listas y ver si de verdad puede entrar en la primera.
Y como comentaba en el post, la mayoria no somos medicos de urgencia donde cada segundo cuenta para salvar vidas…. Por eso rara vez pasa algo si decidimos postergar nuestra accion. Hablando se entiende la gente, y renegociar plazos o simplemente decidir «cancelarlos de momento» para ver si se hacen mas adelante puede ser mejor que llevarlo forzadamente.
Un saludo.
Felicidades por el artículo , a mi me viene de perlas porque estoy empezando y si creo buenos hábitos y sigo estos consejos seguramente podré ser más productivo.
Seguiré tus post para ir mejorando, y por supuesto, lo compartiré .
Un abrazo
Gracias Joaquin, mucha suerte en tu comienzo, estoy convencida de que te ira genial. Un abrazo
Muy interesante el post, resume muy bien los conceptos.
Otra idea que a mi me funciona es afrontar cuanto antes las tareas que no te gustan, estas si están en la lista te crean estres aunque no sean urgentes e importantes ya que amenazan con convertirse en urgentes o importantes en algún momento.
Lo fácil es hacer primero las tareas bonitas, lo inteligente es afronta pronto las tareas que menos te agradan, no las dejes para cuando estes cansado al final de una jornada, hazlas pronto y cargado de relax por quitartelas de encima podrás afrontar muchas más tareas.
Animo, saludos y espero los siguientes post.
Hola Jose,
Como dice Tim Ferriss » El exito de una persona se puede medir por el numero de conversaciones incomodas que esta dispuesto a mantener durante el dia». Efectivamente hay dos tipos de tareas «dificiles» : las que no nos gustan y las que requieren mucha concentracion (como la mayoria de tareas creativas). Son tareas que nos van a suponer un desgaste de energia y si no estamos al 100% nos va a costar el doble hacerlas o no vamos a ser capaces. Como bien dices, hacerlas lo antes posible es una forma de que no se convierta en una en esa tarea que se queda estancada en la lista recordandome «que todavia no lo he hecho esto!!» . Es una sensacion poco agradable al verla en nuestra lista, y en cambio, sera un alivio cuando la tachemos.
Lo mejor para poder empezar esa tarea y que no nos de pereza realizarla, es dividirla en tareas muy pequeñas y centrarnos unicamente en la «proxima accion fisica» que hay que hacer. De esta forma , veremos el comienzo como algo mas facil.
Un saludo
Hi there,
Como sabes sigo en este tiempo sabático de nuestro periplo USA pero no por ello puedo apreciar y adoptar algunas de las sugerencias en gestión del tiempo .
Me ha parecido un post claro, conciso y concreto . De fácil lectura y si fuésemos sinceros de aplicación inmediata. UPS , te dejo que llego tarde…. Je je
Gracias Amaia, seguro que puedes aplicar muchas cosas, se que no paras en todo el dia! Un abrazo
¡Muy interesante! Gracias por el artículo, que además se hace muy ameno y engancha. Lo tendré presente ahora que estoy con mis inicios en el mundillo laboral para comenzar con buen pie.
Un saludo.
Gracias Ernesto, y suerte con tu comienzo!
Interesantísimo post Ana, gracias por tu claridad y precisión. Gran trabajo.
Verdaderamente, los que tenemos que gestionar multitud de cosas pendientes, tenemos que autoenseñarnos continuamente a parar y mirar con perspectiva, para que los árboles no nos impidan ver el bosque. Y así priorizar, organizar y planificar tareas.
Espero al próximo post sobre aplicaciones, ¡y a todos los que vengan después!
Mucho ánimo y un saludo