¿Tienes claro cómo calcular cuántos clientes necesitas llenar la agenda?
Puede que lo primero que te haya venido a la cabeza al leer esta pregunta es que sí, pero en este post quiero plantearte un paradigma diferente.
Porque llenar tu agenda no significa ocupar todas tus horas de la semana con clientes. De hecho, si este es tu planteamiento, déjame decirte que es un error.
Llenar tu agenda tiene que ver con tus objetivos económicos, y sin saber con claridad cuál es el número de clientes que necesitas, probablemente terminarás quemándote.
Y como no queremos que esto pase, vamos a ver paso a paso como poner en claro tu meta de clientes.
Tabla de contenidos de este post
Que debes tener en cuenta antes de calcular tu trabajo objetivo de clientes
Para responder a la pregunta de cuántos clientes necesitas para llenar tu agenda, seguramente lo primero que has pensado es en cuánto tiempo tienes y cuántas consultas puedes dar al día.
Habrás pensado que unas 6 por día, con lo que necesitas unos 30 clientes suponiendo una sesión semanal (6×5 días laborables = 30).
¡Error! ¿Por qué?
#1 Porque eres empresario, no empleado.
Lo primero es que si tú quieres trabajar 8 horas al día, tu objetivo debe ser no tener más del 50% trabajando con clientes.
Sí, el resto debe dedicarse al marketing, a formarte, a innovar en tu negocio, a revisar tus cuentas, formar un equipo, tener entrevistas con potenciales clientes, etc.
Eres un empresario, no un terapeuta por cuenta ajena, con lo cual todas las acciones de una empresa deben estar ahí. Vamos, que con tu cálculo anterior, como mucho podrías coger 15 clientes.
#2 Porque tu foco debe ser llegar a tu objetivo de ingresos, no llenar tu tiempo.
Lo segundo es que tu agenda no se “llena” porque hayas llenado todas tus horas y no puedas más. Se llena porque has llegado a tu objetivo económico mensual.
Por eso, hay mucha gente que tiene la agenda a reventar, sigue cogiendo clientes, y aun así sigue sin tener los ingresos que necesita.
Al final explota. ¿Y si con 10 clientes llenaras tu agenda porque tienes los ingresos que buscas? Mejor, ¿verdad?
#3 Porque debes ser realista.
Y lo tercero y relacionado con lo anterior, es que debes tener en cuenta el factor energía.
No todos los tipos de consultas o terapias requieren la misma energía. Y a lo mejor la realidad es que el cuerpo no te da para atender más de 3 o 4 consultas al día, porque te agotas física o mentalmente. Por eso cuando hagas tus números ahora, ten en cuenta si te cuadran con el nivel de energía que puedes dedicar en consulta.
Entonces, ¿como calculo mi objetivo de clientes? Vamos a verlo.
¿Cómo calculo mi objetivo de clientes mensual?
Te voy a proponer un cambio de paradigma en este cálculo.
Vamos a quitar el foco en «el número de consultas mensuales» y vamos a ponerlo en «el cliente».
Verás como cambia el resultado, y el enfoque.
Ahora vamos al lío, y para ello te voy a plantear unas preguntas para poder tener los datos esenciales.
Pregunta 1 : ¿Cuál es tu objetivo de ingresos?
Pongamos que tu objetivo mensual son 3600€/mes (1600€ para gastos del negocio y 2000€ para ti.)
Ojo, si no eres sanitario haz este cálculo sin tener en cuenta el IVA, para que los números que hagamos sean lo más acertados posibles.
Pregunta 2: ¿Cuánto te aporta cada cliente nuevo?
No, la respuesta no es el precio de tu próxima sesión.
Es el precio de sesión por la media de sesiones que sueles tener por cliente. Eso que llamamos «el valor vitalicio del cliente», es decir, todo lo que gasta a lo largo del tiempo que trabaja contigo.
Te pongo un par de ejemplos.
Si vendes programas de sesiones lo tienes fácil, suele ese ese precio más el precio de algún programa de continuación si lo suelen tomar.
Supongamos que tienes un programa de 1000 euros, y que la mayoría de clientes suelen ampliar luego una cuantas sesiones por valor de 200 euros.
Así que el valor vitalicio serían 1000 + 200 = 1200 euros.
Si vendes sesiones sueltas, debes tener en cuenta tu precio por sesión y el número medio de sesiones que hacen contigo los clientes.
Si por ejemplo son 50€ tu sesión, y sabes que suelen hacer una media de 25 sesiones contigo, el cálculo sería:
Valor vitalicio = 25 * 50 = 1250 euros.
Pregunta 3: ¿Cuántos clientes necesitas para llenar tu agenda?
Recordemos que habíamos puesto tu objetivo mensual en 3600 euros.
Pues bien entonces el número de clientes que necesitas es:
Tu objetivo/valor vitalicio del cliente = 3600/1200 euros = 3 clientes mensuales
¿¿Cómo que 3 clientes??
Si, déjame que te lo explique.
Tú lo que necesitas es captar de media 3 clientes nuevos al mes. Así estarás metiendo en tu negocio 3×1200 euros = 3600 euros en tu negocio.
Es verdad:
- No llegarán de golpe, sino que irán entrando de forma progresiva a tu negocio a medida que el cliente paga las sesiones.
- Y el primer mes con solo 3 clientes, no te da para cubrir gastos.
Efectivamente, pero no menosprecies este número. Este número te indica en lo que te tienes que focalizar. Es lo que te falta para llegar a tu objetivo.
Porque cuando estás empezando, no pasarás de 0 a 15 clientes en un mes, pero necesitas ver si vas por buen camino.
Y si tu consulta tiene clientes pero no los suficientes (a lo mejor te llegan 1 o 2 clientes al mes por boca a boca pero no más) ya sabes cuánto más necesitas y «qué pedirle» a tus nuevas inversiones en marketing (por ejemplo, puedes poner en marcha una campaña de Google Ads para conseguir uno o dos clientes más nuevos al mes qué son los que te faltan para llegar a tus objetivos).
De esta forma, te estás centrando en la captación de clientes nuevos, teniendo objetivos claros, y sabiendo que manteniendo esa tendencia acabarás llegando a tu objetivo de agenda llena.
Y como ves, estas cifras no son escandalosas. Seguro que viéndolo así ves que puedes conseguirlo, solo necesitas un poco de ayuda para arrancar.
Pregunta 4: ¿Y cuándo considero que tengo una agenda llena?
Supongamos que estás empezando, tienes 0 clientes y que estás cumpliendo tus objetivos de 3 clientes al mes.
- El primer mes tienes 3 clientes.
- El segundo captas otros 3, con lo que tienes 6.
- El tercer mes captas otros 3 tienes 9…
Así podríamos seguir, pero claro hay que tener en cuenta (siguiendo con los números del ejemplo que hemos puesto) que cuando lleguen a sus 25 sesiones o al final del programa terminarán su proceso contigo, por lo que el número de clientes que atiendas a la vez será finito.
Esto significa dos cosas:
- Que con esas tarifas tienes que tener a la vez 18 clientes (3600€/200€ por cliente son 18 clientes)
- Que una vez tienes 18 clientes, con conseguir 3 clientes nuevos al mes, tus ingresos se mantendrán estables. (18 clientes/6 meses = 3 clientes). Los que se van por los que entran.
¿Cómo puedes llenar tu agenda más fácilmente?
- Busca que tus clientes hagan procesos más largos contigo. Así aumentas el valor vitalicio del cliente. No significa que les vendas sesiones si no las necesitan pero a veces, una vez han salido del «drama» quieren seguir en un proceso de autoconocimiento, o explorar otras áreas (pareja, motivación laboral…) . O quieren hacer algún tipo de formación contigo.
- Si el resultado de estos cálculos resulta inviable, tal vez es un buen momento para revisar tus tarifas. Si subes tarifas necesitarás menos clientes para tus objetivos. Si son 60€/hora necesitas 15 clientes. Si fueran 90€ con 10 clientes ya tienes la agenda llena. Aquí tienes un post en el que te explico cómo calcular tus tarifas paso a paso.
Cuanto mayor sea el valor vitalicio del cliente, menos rotación necesitarás, menos clientes nuevos te exigirás cada mes para mantener tus ingresos y más te podrás relajar con tu marketing.
Recuerda que puedes conseguir más ingresos con tus clientes actuales, siempre con la idea clara de que el objetivo no es llenar tu agenda sin que quede un hueco libre, sino de cumplir tu meta económica y que aún te quede tiempo para dedicarte a las otras áreas de tu negocio.
Según tus tarifas y tu objetivo, ¿cuántos clientes necesitas para llenar tu agenda? ¿Crees que deberías revisar el planteamiento que estás llevando hasta ahora?
Dominique dice
Ejercicio muy bueno e interesante para aterrizar datos sobre cuantos nuevos clientes al mes se requieren para mantener un objetivo de ingreso.
Sin embargo el valor vitalicio tomado como base de 25 sesiones me parece inflado. Será que en España, por el coaching ? En general los terapeutas no tienen clientes tan fieles y constantes ! Gracias por el calculo y la reflexión.
Ana Sastre dice
Hola Dominique! Sí claro, es solo un ejemplo para que quede clara la idea 🙂 Gracias por tu comentario, un abrazo muy fuerte!