Cómo mejorar la rentabilidad de tu negocio al tomar el control de los gastos y pagos

Miras el reloj justo cuando acabas de terminar una sesión de coaching con un cliente, y ves que de nuevo te has vuelto a pasar en el tiempo.

De los 60 minutos previstos, te has metido al final en 90.

¿Esta situación te ocurre con frecuencia?

Pues este detalle que a ti te parece tan minúsculo puede suponer un lastre económico para tu negocio. Pero antes de seguir, déjame que me presente. 😉

Hola.

Soy Laura Ruiz de caoscero.com, experta en gestión de negocio digital y Controller Financiero.

En otras palabras, me dedico a ayudar a emprendedores digitales que no saben cómo controlar económicamente su negocio a generar más rentabilidad sin tener que trabajar más horas.

¿Te preguntas qué tiene que ver esto con el hecho de que tú te hayas pasado con un cliente 30 minutos de más?

Sigue leyendo y lo descubrirás.

 

La realidad que muestran los indicadores económicos de tu negocio

El motivo por el que te decía que esos 30 minutos son un lastre económico es porque reducen la rentabilidad de esa sesión.

Te lo explico con un cálculo muy básico.

Imagínate que cobras por una sesión 50€ más impuestos.

De esos 50€, hay una parte proporcional que debes restar de gastos (Internet, luz, el hosting, herramientas online, colaboradores…). En una situación estándar los gastos mensuales suelen rondar los 500€. Si los prorrateamos entre las horas facturables sale a unos 5€ de gastos a la hora.

Ten en cuenta también que tienes otro gasto que asumir: los impuestos. Así que a esos 50€ le tenemos que restar otro 15%, 7,5€.

Pero, ¿realmente es una hora lo que dedicas? ¿No te preparas antes de la sesión revisando el historial del cliente? Sin ser muy atrevida, casi seguro que otros 30 minutos caen. Y eso quiere decir que, en total, has dedicado 2 horas a esa sesión.

Bien, pongamos ahora que tu negocio te permite cobrar un sueldo mensual de 2.000€. Si dividimos esos 2.000 por el número de horas trabajadas (160 horas por 8 horas diarias de lunes a viernes), nos da que tu hora trabajo cuesta a tu negocio 12,5€.

50€ que has cobrado – 5€ de gastos – 7,5€ de impuestos – 25€ de tus 2 horas de trabajo = 12,5€ de beneficios.

Por lo tanto, tu beneficio por hora es de 6,25€.

Y a esto le tienes que añadir que no todas las horas que trabajas son facturables (piensa en el tiempo que dedicas a marketing, organizar agenda, hacer presupuestos, facturación, crear contenidos, reuniones…). Lo más probable es que no factures más de 5 horas diarias.

Lo que significa que los beneficios de tu negocio se quedan en una ridiculez.

De aquí que muchas veces puedas tener la sensación de que trabajas un montón de horas para que tu facturación solo dé para cobrar tu sueldo y poco más.

Me adelanto a tus posibles pensamientos.

No, no es suficiente que tu negocio solo te dé un sueldo. Eres el gestor de una empresa que debe poder…

• Cumplir objetivos financieros.
• Hacer mejoras para crecer.
• Pagar a colaboradores.
• Ahorrar.
• Realizar inversiones.
• Etc.

Ahora ya entiendes por qué estoy aquí, ¿verdad?. 😉

Para que puedas evitar situaciones como la anterior, en este post te voy a explicar cuáles son los primeros pasos que debes realizar para tomar las riendas de las finanzas de tu negocio. Y, en mayor profundidad, veremos uno de los puntos que más se le atragantan a todos los emprendedores: el control de gastos y pagos.

¡A trabajar!

 

Tus finanzas son la brújula que te indica el camino a recorrer en tu negocio

Por muy enamorado que estés de tu trabajo y disfrutes ayudando a cada uno de tus clientes, debes ser consciente de que tienes una empresa.

Sí, da igual que ahora solo seas una persona, sigues teniendo un negocio.

Y una empresa además de por sus valores, también debe guiarse por sus resultados financieros.

Las finanzas de tu empresa son las que te dirán con toda exactitud si tu negocio va por buen camino o no. En una cuenta de resultados no intervienen las corazonadas. Los números cuadran o no, sin sentimentalismos.

Y por muy frío que te parezca, para poder vivir de eso que te apasiona no tienes más remedio que controlar las finanzas.

Pero además, antes de seguir me gustaría hacer contigo una reflexión.

 

Controlar tus finanzas hará que puedas ayudar mejor y a más personas

Piensa en el ejemplo que te puse al inicio.

Cuando como psicólogo o terapeuta das consulta, no es raro que las sesiones se alarguen bastante más de lo que tenías pactado. Sin embargo, el precio no sube.

¿Resultado?

Esa pérdida de tiempo hace que no puedas atender a más clientes o que no escribas más posts o desarrolles más infoproductos.

La rentabilidad de tu negocio se resiente, pero también tu alcance.

¿Qué podrías hacer ante una situación poco rentable?

Te doy una serie de ideas:

• Si detectas que siempre te retrasas con los mismos clientes, modifica la duración de las sesiones y hazlas más largas.
• Si es a nivel general, además de replantearte la duración, puedes ofrecerles una serie de servicios extra complementarios para evitar ese tiempo de más (packs de horas extras, seguimiento por teléfono, ejercicios o materiales complementarios que puedan hacer en casa, etc).
• Rediseñar el servicio (si detectas que eso te ocurre cuando empiezas a trabajar con un cliente, puedes planificar siempre de inicio unas sesiones más largas y luego pasar a unas más cortas).

Como ves, las finanzas no sólo son números, también son indicadores que te ayudan a mejorar la calidad de la atención que das.

Las finanzas son una guía para poder auditar tus productos y servicios. Sin controlar los números, no podrás mejorarlos y que ese beneficio repercuta tanto en el cliente como en la empresa.

Si esto te ha interesado, te recomiendo que te leas estos posts de Ana:

>> ¿Cómo hacer crecer tu negocio sin tener que dedicarle más horas?

>> 9 acciones para aumentar el valor percibido de tus programas, sesiones de consulta y cursos

 

Por dónde empezar si nunca has controlado las finanzas de tu negocio

“Laura, no tengo ni idea de finanzas y no sé cuál es el primer paso que debo dar”.

Muchos de mis clientes tienen auténtico terror por los números. Como si las cifras fuesen un idioma extraño que nadie pudiese descifrar.

Si tú también sientes “que eres de letras” y que las finanzas son igual de sexis que leerse la Wikipedia entera… relax.

Ahora te voy a explicar los 6 puntos que debes empezar a controlar de inicio. Y como vas a ver, no necesitas un máster en física cuántica, ni dedicarle mil horas.

Todo es mucho más sencillo de lo que puedas pensar (te lo prometo). 😉

 

1. Control de lo que gastas

Sí, todo empieza aquí.

Porque aunque seas una empresa millonaria debería preocuparte el saber por dónde se va tu dinero. Y, sobre todo, ver si puedes eliminar o reducir algunos gastos para así mejorar la rentabilidad.

Piensa que este ejercicio también te ayuda a tener una previsión de pagos. Se acabó lo de “uf, este mes me llega el pago del hosting y no sé si tengo suficiente dinero en la cuenta”. Que nos conocemos. 😉

Se acabaron los sobresaltos por cargos inesperados.

 

2. El punto muerto (y no, no es el del coche)

El punto muerto de tu negocio es un indicador que te marca cuánto debes facturar al mes para cubrir gastos.

Tener esta referencia te ayudará a plantear con más criterio la estrategia de tu negocio.

Por ejemplo, imagínate que vas a crear un curso con técnicas de relajación porque es un complemento ideal para generar otra líneas de ingresos en tu negocio. Sin embargo, crearlo te obliga a reducir el número de horas de consulta.

Conocer tu punto muerto te sirve como faro rojo para saber hasta qué punto puedes dejar de dar servicios sin que implique perder dinero.

Nota: si justo estás en esa situación, te resultará útil leer este otro post de Ana sobre cómo ganar más dinero con los clientes que ya tienes.

 

3. Acostúmbrate a medirte

La amplia mayoría de emprendedores tienen un problema gordo en este punto. Y en gran parte porque tienen una concepción errónea acerca del “tiempo”.

Cuando empiezas con tu negocio, lo único que te importa es no abrir la cartera, pero no tienes problema en echar horas y horas en tu proyecto. Es normal, empiezas con poco presupuesto y lo compensas con el único recurso con el que puedes jugar: tu tiempo.

Pero fíjate en lo que te acabo de decir. Tu tiempo es un recurso. Es dinero.

Necesitas saber en qué gastas cada hora, porque mientras que el dinero se puede ahorrar, el tiempo no. Te pongo un ejemplo muy sencillo: ¿es lo mismo invertir una hora atendiendo a un cliente que respondiendo emails?

No.

No, porque la 1ª tienen un impacto directo en tus ingresos mientras que la otra no. Debes medir lo que tardas en realizar cada tarea, para luego poder saber:

• Qué productos te son más rentables.
• Qué servicios son los que te dan más dinero.
• Qué clientes te interesan más.

Pero eso no lo podrás saber hasta que no te midas. Para solucionar esto te recomiendo utilizar Toggl, es una herramienta gratuita y muy sencilla de usar.

Nota: ¿eres de los que gasta muchísimas horas con el email? Echa un ojo a este post y ahorra hasta 2 horas en la gestión del correo.

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4. Análisis regular de rentabilidad

Me refiero a que reserves (y programes en tu calendario) una cita mensual para analizar los números de tu negocio.

¿Te imaginas que al cruzar los datos de tus horas trabajadas con tus ingresos saliese que cobras menos de 10€ la hora?

Sería la ruina, ¿no?

Pues te aseguro que cuando he analizado los datos de más de un cliente el resultado ha sido ese.

Para que tu negocio pueda crecer debes tener claro en todo momento cuánto obtienes por cada euro que pones en tu proyecto (¡y tu tiempo es dinero!).

 

5. Separa tus cuentas

¿El dinero de tu negocio está mezclado con el tuyo?

Esto tiene que acabar ya. Es imposible que así puedas tener una visión clara de la situación económica de tu empresa.

¿Cuál es mi recomendación?

Tener 4 cuentas:

1. La del negocio: aquí recibes todos los ingresos y gastos del negocio.
2. Fondo de emergencia del negocio: te aconsejo que todos los meses reserves un porcentaje de tus ingresos y lo guardes para afrontar posibles imprevistos. A todos nos gusta vivir tranquilos, ¿no?
3. La personal: en esta debes recibir tu sueldo (lo vemos en el siguiente punto) y domiciliar todos tus gastos personales.
4. Fondo de emergencia personal: como antes, también te recomiendo que guardes algo de lo que has ganado como fondo de emergencia.

Si esto te parece excesivo, empieza solo con la personal y la del negocio (esto es innegociable).

En la imagen puedes ver como entra el dinero por la cuenta de tu negocio y va fluyendo hacia otras cuentas u otros fines, por ejemplo, a pagar los gastos del negocio.

 

6. Cálculo de tu sueldo

Antes te dije que tu tiempo es un recurso de la empresa, porque, en realidad, tú también lo eres. 😉

Sí, eres el CEO, el boss, el jefazo o como quieras llamarlo. Pero no dejas de ser un empleado de tu empresa y, por tanto, tienes que asignarte un sueldo.

¿Cuánto, cómo y cuándo?

Más abajo te he dejado un regalito que contestará a todas tus preguntas 😉

 

Cómo realizar el control de pagos de tu empresa de forma sencilla

Como sé que el control de pagos es algo con lo que mucha gente se lía y le resulta engorroso, voy a compartir contigo uno de los ejercicios que hago con mis clientes en el mentoring de gestión de negocio digital The Caos Cero Connection.

Esta actividad consiste en realizar una previsión de tus pagos personales y de

tu negocio (empezamos por aquí porque será la base perfecta para luego mejorar el resto de cifras).

Además, también te será muy útil para prevenir que:

1. Un cargo te pille por sorpresa y no tengas fondos suficientes en la cuenta.
2. La cuenta corriente tenga dinero de más simplemente por no saber el total a pagar el próximo mes.
3. No cancelar a tiempo una suscripción periódica y darte cuenta cuando el cargo ya está hecho.

Para hacer este seguimiento de pagos mensuales puedes hacerlo de 2 formas:

• Track my Subs: una herramienta específica creada para ese fin.
• Una hoja de cálculo en excel: vamos, de forma manual.

El resultado final será el mismo elijas el método que elijas, aunque a mí me

parece mucho más cómoda la opción de Track my Subs (además de ser más clara y efectiva).

Te explico los 2 métodos para que luego tú escojas.

 

1. Cómo usar Track my Subs para controlar tus pagos online

Track my Subs es una herramienta muy sencilla que sólo hace una cosa, pero la hace muy bien.

Convertir algo tan tedioso como llevar un control de lo que pagas todos los meses, en algo tan simple como recibir un email con el resumen de gastos previstos.

A que suena bien. 🙂

Te explico cómo funciona Track my Subs.

Para llevar una previsión mensual, primero debes recopilar todos los pagos que realizas a lo largo de un año. No te asustes porque no es tan complicado como ahora piensas, simplemente es algo latoso sin más.

Haz una lista inicial con todo lo que se te venga a la mente, y luego chequea en tu cuenta del banco para verificar que no se te escape nada.

Con eso hecho, ahora te toca anotar cada uno de esos pagos en Track my Subs.

Éste es un ejemplo de cómo añadirías una suscripción de Libsyn a tu Track my Subs para recibir el recordatorio mensual.

Esta herramienta me parece muy útil porque tiene 3 funciones muy potentes:

 

A. Sistema de avisos individuales

Puedes configurar que te lleguen varios avisos por cada suscripción. Por ejemplo, para recordarte que la tienes que cancelar antes de determinada fecha o que un trial gratuito va a expirar y te van a pasar el cargo.

Estos recordatorios puedes configurarlos para que te lleguen a ti o a la persona que te ayude en la gestión de tu negocio.

 

B. Notas añadidas

Es un plus muy interesante para añadir datos que seguramente olvidarías con el tiempo. Por ejemplo:

• Hasta cuándo estás obligado a permanecer con un proveedor (telefonía móvil por ejemplo).
• Durante cuánto tiempo te mantienen un descuento.
• Cuándo vence un contrato.

Así nunca se te pasará nada y podrás buscar un nuevo proveedor o renegociar con él cuando se te vaya a acabar un descuento.

 

C. Resumen de pagos previstos según el canal

Por ejemplo puedes filtrar los gastos que esperas recibir en un mes determinado en:

• Tu cuenta de PayPal.
• Tu cuenta bancaria personal.
• A través de la tarjeta de crédito de tu negocio.

Así sabes exactamente qué, cuánto y dónde tendrás que tener dinero para cubrir gastos.

 

El único problema de Track my Subs

El único inconveniente que tiene es que es una herramienta de pago (aunque muy económica, $6 el plan intermedio y $8 el alto).

Tiene un plan gratuito pero a todas luces es muy corto porque sólo puedes añadir 10 gastos.

 

2. Una hoja de cálculo en excel como control de pagos manual

Siempre hay una forma DIY para hacer cualquier cosa y el seguimiento de pagos no iba a ser menos.

Si no te apetece usar Track my Subs o no te convence del todo, puedes utilizar una hoja de cálculo como Cuadro de Mando para hacer el seguimiento de tus pagos. Aunque te advierto de que el proceso es algo más rudimentario.

Como hiciste antes (aunque ahora lo harás en una pestaña), también tienes que anotar cada uno de los pagos que esperas realizar durante el año. Tanto los referentes a:

• Tus gastos personales: alquiler o hipoteca, luz, Netflix, Spotify….
• Los gastos del negocio: autónomos, pago de herramientas, sueldos de colaboradores, cuotas profesionales…

Cada mes podrás filtrar la columna «Canal de Pago» para así ver los pagos previstos en cada una de tus cuentas bancarias.

Te pongo una imagen de cómo podría ser tu hoja de excel.

 

3. Un consejo extra

Ojo, que hablemos de “control”, “rentabilidad” o “beneficios”… no quiere decir que te aprietes el cinturón e intentes gastar lo mínimo posible.

Hay inversiones que no debes entender como un gasto, porque te ayudarán a crecer, a mejorar la calidad de tus productos o servicios y a ahorrar tiempo.

Como ese estratega inteligente en el que debes convertirte para gestionar bien tu negocio, debes saber diferenciar qué gasto es prescindible y qué salida de dinero es necesaria para seguir mejorando.

 

Un recurso extra para ayudarte con tus finanzas

Antes te dejé en suspense cuando te hablé del “¿cuánto, cómo y cuándo debes asignarte un sueldo?”.

Por eso quiero presentarte mi workshop Métricas de tu Negocio Digital, diseñado para que aprendas a controlar las métricas esenciales de tu negocio y a tomar decisiones seguras que aumenten tus beneficios .

Porque Sin métricas no sabes si tus ventas son rentables, cuánto te cuesta tu negocio o qué estrategias de marketing te están funcionando mejor. Y sin esos números, cualquier decisión que tomes carece de fundamento.

>> Accede al workshop ahora desde aquí. 

Recuerda que al tener una previsión de tus ingresos y gastos y analizar la rentabilidad de tu negocio, puedes hacer crecer tu empresa con seguridad o afrontar con tranquilidad algún bache.

Dispara tu pregunta…

Sal ahora de tu traje de consultor o coach y plantea en los comentarios cualquier pregunta que te haya surgido a lo largo del post.

Aquí me tienes para ayudarte 🙂