10 claves para mejorar tu productividad y gestionar mejor tu tiempo

Claves para ser más productivo y no morir en el intento

Hablando de productividad, seguro que no es la primera vez que cuando te preguntan “¿qué tal el trabajo?” piensas “hasta arriba, ¡cómo siempre!”, “¡pues apagando fuegos de última hora!”, “el día debería tener 48h para que me diera tiempo a ponerme al día…”
Tranquilo, no eres el único ;).

Por eso, hoy te muestro 10 claves para mejorar la productividad personal y recuperar el control de tu tiempo. Son muchos los que llegan por la mañana al trabajo pensando las tareas que tienen que realizar. También son muchos los que al final de la jornada salen diciendo: “llevo todo el día trabajando pero siento que no he hecho nada…”. Así que voy a enfocar la productividad desde las siguientes claves:

1. Ser productivo no significa trabajar más o realizar más tareas. Significa repartir tu tiempo correctamente para realizar las tareas que realmente se deben hacer, en su plazo y con calidad.
2. El objetivo real de cualquier sistema de productividad personal o gestión del tiempo no es sino recuperar el control de tu trabajo o de tu vida privada y reducir el estrés asociado.

¿Por qué aparece el estrés cuando no gestionamos bien nuestro tiempo?

Nuestra memoria operativa o a corto plazo nos permite recordar cierta información simultáneamente. Por ejemplo, si te pregunto “¿qué cosas tienes que hacer esta semana?”, podrás enumerar unas 10 tareas de forma relativamente rápida. Pero cuando tenemos más de 10 cosas que recordar, como suele ser habitual, habrá algunas que no podrán quedarse en nuestra memoria a corto plazo. Éstas pasan a otro lugar en nuestra mente y se convierten en algo diferente: aquellas cosas que no recordamos que recordamos.

El problema surge cuando nuestra memoria a corto plazo intenta recuperar esa información: conseguirá rescatar información, pero claro, por cada tarea o hecho que entra, otro sale, con lo que será imposible que recordemos absolutamente todo. Y, por supuesto, nunca tendremos la suerte de acordarnos de cada cosa en el momento adecuado. Así nos encontraremos en alguna de estas situaciones:

1. “Tengo la impresión de que se me está olvidando algo…”
2. “¿Por qué siempre me acuerdo de que tengo que comprar leche en el trabajo? Seguro que llego al súper y ya no me acuerdo…”
3. “A ver… Yo he encendido el ordenador para algo… Pero ahora no me acuerdo para qué… Buff eso me pasa por haberme metido directamente en el e-mail y ponerme a responder.»

Lo dicho, nuestra memoria es limitada y, la verdad, no muy eficiente. La falta de control sobre lo que recuerdas y sobre si estás haciendo lo que debes es lo que más estrés genera. Puedes pasar horas trabajando que si al final del día tienes esa sensación de descontrol te sentirás desmotivado con tu trabajo. Además, corres el peligro de entrar en una peligrosa espiral: la falta de productividad provoca estrés y el estrés reduce la productividad, pues está directamente ligado a una disminución de la capacidad de atención y concentración.

10 claves para mejorar tu productividad

Así que aquí tienes 10 consejos que te ayudarán a gestionar mejor tu tiempo y a recuperar el control de tu día a día.

1. Vuélvete un amante de las listas.

   Es la mejor manera de ampliar tu memoria y sobretodo, vaciarla. Así es, porque cuando tenemos una lista de tareas bien organizada, nuestra memoria se relaja y deja de recordarnos lo que tenemos que hacer de forma continua y repetitiva.

2. Antes de trabajar, párate a pensar.

   Tus horas son limitadas, decide bien qué hacer con ellas. No empieces por lo más rápido o lo que más te gusta. Dedicando la primera media hora de tu día a pensar qué cosas de tu lista son las que realmente deben finalizarse hoy podrás salir antes del trabajo y hacerlo tranquilo. Y recuerda la ley de Pareto: “El 80% de tus ingresos proviene del 20% de tus acciones”. ¡Piénsalo bien antes de elegir qué hacer!

3. Si la tarea dura menos de dos minutos, no la apuntes, ¡hazla!

   Si vas a tardar en realizar la tarea casi menos que en apuntarla, encárgate de ello ahora. Te evitará tener listas kilométricas de cosas que son más fáciles de hacer que de gestionar.

4. No lo dudes, ¡delega!

   Quizás esa tarea la haga más rápido otra persona, o simplemente tu tiempo debería estar dedicado a otras cosas de más valor. Delega lo que puedas, pero eso sí, no olvides dar seguimiento a la persona a quien traspasas la tarea, sobre todo si de cara al público eres responsable del resultado.

5. Agrupa tus tareas.

   Es más eficiente contestar cinco e-mails seguidos que alternar un e-mail, con un informe, con un recado… Agrupa tus tareas según el tipo que sean (tareas en el ordenador, llamadas, reuniones, recados…) y reducirás el tiempo de realización al evitar “movimientos innecesarios”, uno de los siete tipos de desperdicio que encontramos en la teoría de el Lean Management.

6. Controla las interrupciones.

   E-mails, whatsapps, llamadas… Vas a tener que enfrentarte a un montón de distracciones. ¿Lo mejor? No te pares a realizar cada tarea que surja de una interrupción: apúntala en tu lista y no la hagas si no está en tus prioridades. Te darás cuenta que toda la gente a tu alrededor te contactará para cosas “urgentísimas”, que realmente no lo son. Y si antepones sus prioridades a las tuyas nunca podrás cumplir bien con tu trabajo.

7. Mide tu tiempo.

   Es mejor trabajar en bloques limitados de tiempos para poder controlar la duración de la jornada. Por ejemplo, puedes plantearte “Voy a dedicar media hora a realizar las llamadas pendientes”, “Voy a trabajar dos horas en el informe del proyecto”. La agrupación de tareas que veíamos en el punto 5 te permitirá hacer este ejercicio muy cómodamente. De esta forma no te encontrarás mirando el reloj diciendo “¿¿Las 8 ya?? ¡Y sólo he hecho esta tarea!”.

8. Revisa tu lista de tareas y verifica tus prioridades.

   De forma semanal revisa cómo van las tareas de tu lista. ¿Hay tareas que llevan semanas allí? Si son realmente importantes elige una fecha para hacerlas. ¿Te parecen muy complicadas? Divídelas en tareas más pequeñas o pide ayuda para realizarlas. ¿No son urgentes y no son lo más importante? Plantea la Ley del Abandono: a lo mejor simplemente puedes borrarla de tu lista, o ponerla en otra que se titule “Algún día/quizás” o “Tareas para vacaciones”.

9. Gestiona tus compromisos.

   Por muy buena lista de tareas que tengas nadie es capaz de hacer 200 cosas al día. Es necesario a veces decir “no”. Negociar el plazo de una tarea o traspasársela a alguien es mucho mejor que no poder cumplir con los plazos o hacerlo todo deprisa y corriendo (además de mal probablemente) y estar continuamente estresado.

10. No lo apliques sólo al ámbito profesional.

    Para una buena gestión del tiempo y del estrés, es recomendable  que no sólo apliques estos consejos en el trabajo si no también en tu vida personal.  Desde planificar tus vacaciones, hasta ayudar en casa, tener en cuenta la productividad en tu jornada completa te hará mantener el equilibro :).

Y para finalizar, recuerda que no buscamos con estos consejos realizar más tareas, sino invertir nuestro tiempo de la mejor forma posible. Para ello también es recomendable ayudar a tu alrededor a ser más productivo. Una empresa con un personal que sabe gestionar su tiempo y sus tareas, será más eficiente y tendrá mejores resultados. Porque la gente feliz es más productiva.

En este artículo tienes una buena idea para gestionar mejor tu tiempo y mejorar la productividad: Fast-writing o cómo escribir un post en una hora

Así que si sabes de alguien que necesita estos consejos, no olvides compartirle este post 😉

Y tú, ¿tienes algún consejo que aportar?