5 pasos para gestionar tu agenda de clientes y organizar tu tiempo

¿Te gustaría saber cómo gestionar tu agenda de clientes? ¿Tienes la sensación de estar todo el día trabajando, y con una sesión por allí, otra para allá, y sin un horario regular?

 

Si este es tu caso, hoy te voy a contar 5 pasos para que empieces a tener un horario previsible, espacio para tus temas personales y para los nuevos proyectos en que quieras trabajar 🙂

 

Dale play al vídeo o desliza para seguir leyendo. 

 

 

Cómo gestionar tu agenda de clientes 

 

Antes de empezar a hablar de los 5 pasos, quiero hacerte un par de recomendaciones:

 

• La primera es que te plantees tener un calendario digital mejor que una agenda de papel. Esto te va a permitir combinarlo con otras herramientas para automatizar la gestión de citas, ahora o más adelante. Y así lo tienes disponible en cualquier lugar (tu móvil, tu ordenador….), no se va a perder porque está en la nube y lo puedes compartir con tu equipo (si delegas que alguien te lleve la agenda).
• La segunda es que tengas todo en la misma agenda o calendario digital. No apuntes lo personal por un lado y lo profesional por otro. Eres una sola persona y no te vas a multiplicar así que también te permite no solapar cosas.

 

Y dicho esto, aquí van los 5 pasos para gestionar tu agenda de clientes.

 

PASO 1: RESERVA TU HORARIO PERSONAL

 

Lo primero que a mi me gusta reservar en mi calendario digital es mis tiempos personales. 

 

Esto da una visión más realista del espacio que tienes para sesiones y para trabajar. 

Por que no tienes un espacio en blanco 24h para poner sesiones, ni siquiera 14 horas. 

 

Así que vamos a empezar cogiendo esa “agenda en blanco” y vamos a bloquear tiempos.

 

 

Por ejemplo, yo bloqueo: la hora de la comida, las horas de llevar y recoger a mis niñas del cole, incluso las horas que ya las tengo en casa y no debería coger sesiones ahí.

 

 

Bueno como ves, esto ya está un poco más lleno.

 

Por cierto ya sabrás que tengo por ahí una guía para conciliar mejor, te la dejo por aquí por si quieres descargarla.

 

PASO 2: BLOQUEA TIEMPO PARA TUS TAREAS RECURRENTES DEL NEGOCIO

 

Hay cosas que tienes que hacer todos los meses, o todas las semanas o incluso todos los días.

 

Si te llevan 2 minutos, como chequear el Whatsapp, no hace falta que reserves tiempo para ello, pero otras tareas sí que lo llevan y hay que hacerlas sí o sí.

 

Por ejemplo: 

 

• Organizar los gastos para el gestor. Esto puede que te lleve una mañana al mes. Pues mejor que lo tengas en cuenta y reservarlo si no quieres encontrarte haciendo un sábado.
• También si publicas en redes sociales o llevas un blog o newsletter: puedes reservarte 3 horas a la semana para esta comunicación del negocio, por ejemplo. 
• O si tienes reuniones de equipo, o dedicar tiempo a planificar la semana.

 

Con este ejercicio vas a ser más consciente de que hay cosas que como no las metes nunca en tu agenda, acabas haciéndolas corriendo a deshoras, o no haciéndolas cuando deberías. Y empezaras a recuperarte un poquito el respeto porque a lo mejor te creías que “no habías hecho nada” y habías hecho un montón de cosas esa semana.

 

 

PASO 3: ORGANIZA EL TIEMPO RESTANTE EN BLOQUES

 

Organiza tu agenda para tener espacio para las sesiones y espacio para “otras cosas”. Por ejemplo:

 

• Tus sesiones son lunes y martes y viernes por la mañana y miércoles y jueves por la tarde. 
• Los viernes por la mañana lo dejas para temas variados de gestión.
• Los lunes por la tarde para la formación que estás terminando. 
• Etc.

 

Y sí, esto te va a obligar a acotar el tiempo de sesiones y no tenerlas desperdigadas en huecos sueltos. 

 

 

La ventaja de trabajar en bloques es que a tu cerebro le va a requerir menos esfuerzo que estar cambiando constantemente de tarea, vas a tener más foco y vas a dejar hueco siempre para lo importante.

 

Si además en tus objetivos está hacer cosas creativas como crear un curso (o recibirlo), mejorar tu web, organizar tus documentos de clientes… necesitas bloques de dos horas para poder avanzar en esas tareas que son “creativas” y que necesitan que entres profundamente en la tarea para avanzar.

 

¿Que entonces vas a perder clientes? Alguno podrá caer, pero la mayoría, si tú les indicas los huecos que tienes libre, se adaptan. ¡Te sorprendería! Muchos clientes míos tenían pavor a esto y lo consiguieron.

 

Incluso valoran más tu tiempo y evitas cancelaciones.

 

PASO 4: PROGRAMA LAS SESIONES A LARGO PLAZO

 

La siguiente idea es que no quedes con el cliente para que reserve hueco para la siguiente sesión. Haz que guarde hueco para TODAS las sesiones. 

 

Me explico: en vez de que vayáis cogiendo hueco de sesión en sesión, intenta siempre que puedas decirle al cliente “pues nuestras sesiones serán los miércoles a las 12”.

 

Esto ayudará: 

 

• A que lo meta en rutina el cliente y cancele menos.
• A que puedas prever más fácilmente como de ocupada estará tu agenda en las próximas semanas.
• Además aquí, cuando bloquees toda tu agenda, es recomendable que revises las semanas con festivos y veas como vas a poder reorganizar a los clientes esas semanas para que no te encuentres dando el doble de sesiones en una semana y acabando con la cabeza loca.

 

Y también te vale para casos donde por ejemplo tenéis sesiones quincenales: programas el primer miércoles de cada mes a las 4h00.

 

Podrá haber excepciones con algunos perfiles, como los que tengan turnos de trabajo rotativos pero eso será un 10% de las personas, y el resto lo tendrás muy previsible.

 

PASO 5: EVITA CANCELACIONES

 

Para esto te doy dos ideas: lo primero es que debes establecer una política de cancelación. Si no te avisan con 48h por ejemplo, la sesión se pierde si no es de fuerza mayor.

 

Y por último intenta que paguen por adelantado o solo una vez al mes. Así no tienen esa sensación de que cada vez que van a verte tiene que pagar.

 

¿Cómo puedes empezar con estos cambios? 

 

Aprovecha las vacaciones de verano o de Navidad para reubicar a tus clientes actuales dentro de lo posible. Verás que a muchos no les importa cambiar la hora y ajustarse a tus bloques.

 

Para los nuevos clientes, simplemente indica tus huecos libres y que elijan. 

 

Para las sesiones de valoración puedes incluso dar un link a un calendario online con los huecos para que reserven en horas disponibles (solo para la de valoración, una vez empezado el proceso recuerda de que debe estar el resto de horarios de sesiones fijados).

 

Verás como con estos cambios tu sensación de orden en tu tiempo mejora, y trabajas de forma más estructurada y sin sentir que estas todo el día liado. 

 

Por cierto, en este artículo te he explicado la parte teórica, pero si quieres que haga un video con un tutorial de como lo hago con herramientas gratuitas como el calendario de Google o Calendly para aplicar todo esto, déjame un comentario para hacérmelo saber y os lo preparo 🙂

 

Cuéntame, ¿cómo sueles gestionar tu agenda de clientes? ¿Utilizabas alguna de estas estrategias?