El arte de gestionar bien el correo
Seguro que te ha pasado alguna vez. Vuelves de una mañana de reuniones, y miras tu bandeja de entrada: tienes 20 correos y solo 15 minutos para ver cuáles son los importantes y contestarlos (o si no, te quedas sin comer antes de las reuniones de por la tarde…). Ya sabes que mañana tendrás nada más empezar la jornada más de 20 correos que filtrar. Y si ya eres autónomo y utilizas el mismo email para mil cosas, entonces ¡¡multiplica esa cifra por dos!!
¿Cómo conseguir entonces perder menos tiempo con el email?
ANTES DE EMPEZAR: CONTROLA TU TIEMPO
1. Limita el tiempo que le dedicas al correo
Como ya remarcaba en mi post anterior sobre productividad, controlar el tiempo que le dedicas a una tarea es imprescindible para ser mas productivo. En este caso, controlar el tiempo que le dedicas a tus emails te ayudará a:
- No “comerte” el tiempo del resto de tareas.
- Ser más consciente del tiempo que dedicas a gestionar tu correo.
- Ser más eficiente leyendo y contestando emails, pues en ese intervalo de tiempo te dedicaras exclusivamente a eso.
Puedes limitarte a revisar tu bandeja de entrada una o dos veces al día. Yo te recomiendo que lo dejes para última hora de la mañana y última hora de la tarde. Te obligará a parar en algún momento para ir a comer o salir del trabajo y evitarás alargarlo más de lo debido.
2. Elimina las notificaciones de correo
Seamos realistas, si tienes activadas notificaciones en tu escritorio o en tu móvil para que te avise cada vez que entra un correo, te será imposible cumplir el punto anterior.
Póntelo fácil, y desactiva las notificaciones.
FILTRANDO CORREO: HAZ DESAPARECER LOS EMAILS DE TU BANDEJA DE ENTRADA
3. Utiliza reglas automáticas
Los programas de correo (desde Gmail hasta Outlook) suelen tener opciones de filtrado y etiquetado automático. Aquí tienes algunos ejemplos:
- Marcar en un color distinto los correos que procedan de tu jefe o de tu cliente más importante.
- Indicar con un símbolo o color diferente si el email va dirigido a ti, o bien, solo estas en copia.
- Etiquetar automáticamente tu email según de quién proceda, a quién vaya dirigido, qué palabras tiene en el asunto…
Te ayudará a ver de un vistazo a qué correos tienes que dar prioridad.
4. Activa el modo conversación
Otra opción que permiten los gestores de correo es el visualizar los emails tanto de manera individual como hacerlo de forma agrupada por conversaciones. Es decir, si alguien ha escrito un email solicitando una información, y hay varias personas que contestan, todo se agrupa en un solo bloque que revisar.
¿Para que te servirá el modo conversación? De primeras, donde antes veías 30 emails, ahora veras 10 bloques para revisar, y segundo, evitarás contestar emails que ya han sido respondidos por otras personas.
5. Consigue vaciar tu bandeja de entrada
Cada correo que entra debe salir de tu bandeja de entrada. Archívalos todos, y experimenta la felicidad que supone tener una bandeja de entrada vacía 🙂
- Si es un correo inútil (publicidad, evento al que no vas a ir etc…) Simplemente ¡Elimínalo!
- Si es un correo antiguo o de información general, y realmente no tienes que hacer nada específico e inmediato con él ¡Archívalo!
- Si tienes que contestarlo y puedes hacerlo de forma rápida, ¡contesta ahora! Y… ¡Archívalo!
- Si tienes que contestarlo, pero requiere un trabajo por tu parte, apunta esa tarea en tu lista de pendientes (con la referencia del email para luego encontrarlo fácilmente) y… ¡Archívalo!
Así de fácil. Te aseguro que en cuestión de minutos habrás hecho desaparecer todos tus correos del día.
6. Evita el correo indeseado de forma permanente
Dedica 10 segundos a tus emails no deseados y lo agradecerás en el futuro. ¡Desuscríbete de todo lo que puedas! Listas de correo de publicidad, blogs que ya no te interesen, newletters en las que no recuerdas haberte suscrito…
Por la Ley de Protección de Datos todas las empresas están obligadas a ponerte al pie de esos emails la forma de salir de su lista de correo (normalmente a través de un link o un email). Y si no lo tienen puedes marcarlo como Spam directamente con tu programa de correo.
Será una pequeña inversión de tiempo antes de eliminarlos que te hará reducir enormemente el número de emails en el futuro inmediato 🙂
7. Programa tus correos para el momento adecuado
Existen aplicaciones como Boomerang para Gmail, que te permiten jugar con el momento de envío y recepción de tus emails.
Programa cuando se envían tus correos.
Yo lo suelo utilizar para programar mis envíos de los viernes, para que lleguen el lunes. Soy consciente de cuando envío un email, suele volver en forma de otro…y prefiero que no sea durante el fin de semana.
También te puede servir si trabajas solo a media jornada, pero quieres dar imagen a tus clientes de que lo haces durante todo el día. O bien, para lo contrario, si no quieres que tus clientes sepan que trabajas hasta tarde y que entonces vean normal contactarte por la noche.
Relanza tus correos.
Si te ha llegado un correo que no necesitas hasta dentro de un mes puedes relanzarlo (como si fuera un Boomerang) para que desaparezca ahora de tu bandeja de entrada y reaparezca dentro de un mes.
Programa envíos periódicos.
Si tienes que encargarte de pedir cierta información una vez al mes a tu equipo o tus clientes, o bien enviar ciertos recordatorios puntuales, podrás dejarlos programados para que se envíen el día que desees.
Desgraciadamente la versión gratuita de Boomerang for Gmail ahora solo permite 10 emails/mes con lo que si de verdad te planteas usarlo es probable que tengas que usar una versión de pago.
LA CLAVE A LARGO PLAZO: UTILIZA BIEN EL CORREO
El correo no es un chat ni un foro.
Tampoco sirve para almacenar archivos ni para enviarte recordatorios.
El correo debe usarse para comunicaciones con un objetivo bien definido y dirigido de forma clara a la persona en cuestión.
7. No lances preguntas abiertas (y menos con 20 personas en copia).
Las preguntas tipo “¿Qué hacemos con X?» o «¿Cuándo nos reunimos para Y?» solo provocarán una avalancha de emails de gente que no se pone de acuerdo.
El primer paso para evitar que ese tipo de emails se convierta en algo incontrolable es definir las respuestas.
Por ejemplo:
¿Qué hacemos con X?
Pasaría a ser:
Sobre el tema X tenemos dos opciones posibles: Hacer Y, y si no hacer Z. ¿Cuál os parece mejor?
Y si son muchas personas las que deben contestar es mejor enviar un único email explicando qué hay que decidir y utilizar aplicaciones como Doodle o Google forms para que la gente marque su preferencia.
8. No abuses de las opciones de CC, CCO, Responder a todos y Reenviar
Aquí van unos consejos:
- Si necesitas enviar un email a mucha gente, pero no quieres que se convierta en un foro, envíalo con copia oculta para que solo te respondan a ti.
- Utiliza “Responder a todos” solo cuando sea necesario.
- Evita poner en copia a gente “para su información”. Si quieres que esa persona tenga el email y este informado, es mejor que le pases el email reenviado para que no entre en el bucle de emails innecesariamente.
Básicamente, usa la lógica y piensa como te gustaría que lo hicieran contigo.
9. Utiliza Asuntos completos e introduce una explicación para los emails reenviados.
Hay personas que dedican demasiado tiempo a organizar y etiquetar su correo. Yo, por mi experiencia, soy mucho más partidaria de poner asuntos en los emails que ayuden a encontrar el email rápidamente. Y esto lo digo porque, al final, todos usamos el buscador del correo para localizar antiguos emails.
Así que como consejos:
- Utiliza un asunto pensando en cómo buscarías ese email en el futuro. Utiliza frases lógicas y las palabras clave por las que lo buscarías.
- Si estás reenviado un correo, plantéate si tienes que modificar el asunto para luego encontrarlo, y como mínimo, introdúcelo con una frase explicativa a la persona a la que se lo envías.
- Puedes usar etiquetas “manuales” en el asunto. Por ejemplo, si escribes en todos los emails de un supuesto proyecto llamado “Evento Chile”, utiliza asuntos como “[Evento Chile] Lista de Asistentes”. Así localizaras visualmente todos los emails del mismo proyecto de forma sencilla.
- ¡No cambies de tema! Si el email trata sobre los asistentes de un evento del proyecto X, no respondas preguntando sobre otro tema que no tiene nada que ver. Luego te será muy difícil encontrar esa información en el futuro. Si el tema es distinto, envía un nuevo email.
10. Activa la respuesta automática cuando te vayas de vacaciones
Con ello no solo evitarás tener más emails de la cuenta cuando vuelvas y disgustos por parte de clientes y proveedores que no entienden por qué no les contestas.
También conseguirás que muchos de los asuntos que hubieras tenido que resolver tú a tu llegada, ¡habrán sido mágicamente delegados en otras personas!
11. Usa programas alternativos para funciones que no son específicas del correo.
Existen multitud de programas que ayudan mucho mejor que tu correo a resolver ciertos problemas .
- Usa Dropbox o Google Drive para compartir carpetas con archivos.
- Usa Google docs para trabajar de forma colaborativa con varias personas sobre un mismo documento, y olvídate de estar enviando archivos y versiones de documentos.
- Acuérdate de Doodle para elegir fechas para reuniones, o preferencias sobre ciertos temas.
- Utiliza Wunderlist ( ¡o tu cuaderno si quieres!) para apuntar tus tareas pendientes y ponerte recordatorios.
- Elige algún programa como Google calendar para fijar reuniones, invitar personas a eventos, y permitir que los asistentes confirmen su presencia.
- Si te tienes que poner al día sobre muchos puntos con una persona, o bien no conseguís cerrar un asunto, es mejor que tengas una reunión, ya sea presencial, por Skype o por teléfono. No todo se puede arreglar por email.
12. Educa a tu entorno
La productividad individual depende mucho de la productividad grupal. Acostumbra a tus compañeros, jefes y clientes a seguir pequeñas normas. Conseguirás gestionar tu correo, tus tareas y tus comunicaciones de manera mucho más ágil. Puedes empezar por compartirles este articulo y proponerlo como nueva forma de trabajo entre vosotros.
