Cómo organizar eventos gratuitos para captar clientes para tu centro

No se tú pero a mi no me gusta trabajar gratis.

Valoro mucho mi tiempo y mido bien en qué lo empleo.

Sin embargo, te diré que me encantan los eventos gratuitos.

Y es que tienen grandes ventajas:

• Dan visibilidad a mi trabajo y a mi marca. En una hora de mi tiempo estoy haciendo una acción comercial para 20 personas. Todas me ven cara a cara, interactúan conmigo y acaban con una buena impresión. Es mucho más rápido que hacerlo persona a persona o dejar el simple boca a boca de clientes.

 

• Hago una demostración de lo que puede ser trabajar conmigo. Entiendo que mucha gente no se lance a gastarse X € en trabajar conmigo y que sería todo más fácil si pudiera darles «una muestra gratuita». Hacerlo uno a uno sería una ruina para mi pero hacerlo en grupo no me roba mucho tiempo y, como poco, conseguiré alguien que hable de mi en la ciudad. Con un poco de suerte, conseguiré un cliente.

 

• Atraigo a gente interesada por mis servicios. Es una manera estupenda de sondear si hay gente interesada en los servicios que ofrezco. Si veo que hay bastante asistencia, me permitiré dedicarle más tiempo a la promoción de ese servicio porque habré visto que hay mercado.

Y estos eventos no son sólo interesantes para un negocio como el mío.

Si tienes un local físico (un gimnasio, un centro de estética, una consulta privada…) estos eventos son especialmente interesantes para ti porque puedes:

1. Conseguir medir qué gente de tu zona está interesada por tus servicios y son potenciales consumidores.

2. O incluso qué gente de otro barrio de tu ciudad lo están (y a lo mejor eso te ayuda a decidir la ubicación de tu local).

Pues eso es lo que te voy a contar hoy: cómo organizar eventos gratuitos para captar clientes que estén muy interesados en trabajar contigo y además ponerles la miel en los labios para que se queden con ganas de más.

 

En qué debes pensar antes de montar tu Evento gratuito

 

Antes de decidir la temática del evento, sondea el interés

Si eliges bien la temática, tienes participación asegurada.

¿Pero cómo elegir?

1. Haz una pequeña encuesta a tus clientes actuales. Ellos serán los primeros que se apuntarán al evento y son la mejor referencia que puedes tener sobre lo que quieren otros clientes.  Además te interesa que vengan, porque asi animarán a algunos amigos a ir, y tendrás ese efecto boca a boca.

 

2. Mira si hay eventos de tu especialidad en tu ciudad y qué éxito tienen. Si ves que hay eventos sobre Yoga y que los que organizaban han repetido un par de veces, puedes estar más o menos seguro de que habrá asistencia suficiente.

 

3. Si sólo quieres testear la aceptación de una temática o servicio que quieres implantar, no te cortes y hazlo. A lo mejor te llevas alguna sorpresa y ves que es un tema muy demandado.

 

¿Qué tipos de eventos puedes crear?

Puedes hacer distintos enfoques:

• Formaciones/talleres para profesionales. Si quieres montar tu propia escuela o dedicarte directamente a la formación más avanzada es una buena opción. Por ejemplo «Yoga para profesores».

 

• Formaciones/talleres para particulares que quieren aprender a hacer alguna cosa por sí mismos o conocer alguna herramienta para un objetivo. Ejemplo «Taller de ejercicios para liberación del estrés» o «Curso de automaquillaje». Tu objetivo es mostrar lo que sabes, o incluso hacer una demostración de productos que vendes, pero dando herramientas y conocimiento a los asistentes como gancho.

Además de los talleres offline (los tradicionales, cara a cara, de toda la vida) ahora se llevan mucho los eventos online (cursos online a los que puedes asistir al apuntarte a una página, por ejemplo) para los servicios que se pueden ofrecer a través de internet como coaching, terapias y asesoramiento nutricional.

Ese es otro mundo y ya hablaremos de eso más adelante. De momento en este post nos quedamos con los talleres de toda la vida que son para atraer clientes locales 🙂

 

Haz el evento cerca de tu centro si quieres atraer a gente de tu zona

Está claro. Si tu centro está en un pueblo de Sevilla, no sirve de nada que lo montes en Córdoba. Así sólo atraerás a gente de Córdoba que difícilmente podrán apuntarse a tu centro como clientes.

Por eso debes pensar:

1. Siempre que puedas, organízalo en tu mismo centro, así la gente conoce el local, cómo llegar, y pueden ver cómo es el ambiente en el que te manejas y las instalaciones que tienes.

2. Si no puedes hacerlo en tu mismo centro, hazlo lo mas cerca que puedas. Cuando un evento es gratuito, la gente que vive cerca suele pensar «por qué no, si es gratis y está al lado». Con lo cual siempre tendrás mas participación de la gente del barrio. Y los que sean de fuera, aprenderán como llegar. Aunque algunos no se conviertan en clientes lo contarán a sus vecinos y serás más conocida en la zona.

 

 Elige una fecha que no te vaya a dar problemas

Partidos de fútbol, días con previsión de lluvia, puentes, etc.

Evitas las fechas complicadas para que no te encuentres con la sorpresa de que no hay nadie en la calle o que tienen cosas mejores que hacer. Tampoco planifiques el evento de un día para otro. Avisa con tiempo para que los interesados se organicen la agenda.

 

Cómo diseñar tu evento gratuito Paso a Paso para conseguir clientes al salir de él

 

Paso #1: Define muy bien el público objetivo

No hagas un taller demasiado genérico porque eso hará que llame menos la atención.

Es mejor que focalices tu evento según

• El público objetivo
• Y/o el problema concreto

Recuerdo que una amiga me pasó una vez un evento de «Programación informática para chicas».

Sí, será una tontería, pues la programación es igual para todos. Pero qué quieres, me llamo la atención y me pareció mucho más atractivo que «Taller de programación» a secas que me hubiera sonado a «rollo patatero».

Porque inmediatamente pensé en que sería menos técnico, más divertido (al estar con muchas chicas), etc. Es decir, pensé que sería una evento pensado para mis necesidades.

Otros ejemplos podrían ser:

• Talleres de Fengshui para locales/para tiendas.
• Cómo diseñar tu propia dieta para problemas estomacales.
• Pilates para mayores.

No hace falta que sea súper específico (tampoco quieres atraer sólo a dos personas) pero si lo suficiente para que llame la atención.

 

Paso #2: Elige un enfoque práctico

 

Si lo que quieres es que salgan de la formación o taller sintiendo que lo que haces es «caña de España», consigue que sientan que se llevan un valor para el resto de su vida.

Esto puede ser:

• Que se lleven una tabla de ejercicios/consejos para que hagan en casa. Por ejemplo: una serie de ejercicios que pueden hacer para desbloquear el cuerpo cuando tienen estrés.

• Que hayan aprendido algo que les ha abierto los ojos. Por ejemplo: que hayan aprendido como separar los alimentos para hacer la digestión más fácil.

• Que salgan con el «efecto de haber trabajado con un profesional». Por ejemplo: en una clase de automaquillaje que salgan pintadas y guapas (aunque les hayas tenido tú que repasar un poco). Estarán todo el día con el subidón.

Cuando acaben la formación estarán muy contentos y necesitamos que ese «subidón» les dure lo suficiente como para sentir que si trabajaran contigo de continuo todo cambiaría.

 

Paso #3: Planifica la promoción

Un ejemplo sería:

1. Un post en tu blog

2. Un aviso a la lista de correos de alumnos/clientes/suscriptores que tengas

3. Un evento en Facebook

4. Posts y carteles en Redes sociales

5. Unos emails estratégicos a negocios con los que tengas buen feeling y donde esté tu cliente ideal para que te ayuden a difundir

6. Unos recordatorios a enviar los días previos

Todo esto depende de tu perfil de cliente (a lo mejor no está en Facebook, con lo que tienes que enfocarte más en avisar por email), pero lo importante es que lo tengas organizado para que no llegue el día del evento y se hayan enterado 4 gatos.

 

Paso #4: Diseña la presentación de tu evento

 

Una vez tienes planificado los canales y días por donde vas a promocionar, haz un post o página en tu Web (o un email, o un texto para tu evento de Facebook) que dé información detallada del evento y haga súper atractivo el ir.

Incluye:

1. Una imagen llamativa, que se asocie con la temática del evento

 

2. Un título súper atractivo que indique de qué va el evento + a quien va dirigido + ¡¡GRATIS!! Por ejemplo: Taller GRATUITO de Reiki para novatos

 

3. Un texto que explique

a) Qué van a conseguir/aprender en el evento

b) Qué materiales se van a llevar de allí (tabla de ejercicios, pequeño obsequio…)

c) Cómo va a funcionar el evento (cuánto dura, es trabajo en grupo o individual, etc.)

d) Una pequeña (¡muy pequeña!) introducción sobre ti para que sepan quién organiza esto y deja tu web a la vista para quien quiera curiosear y saber más de ti

e) Cómo pueden apuntarse. ¡Es importante que se apunten previamente!

f) Datos básicos del evento, muy bien indicados y explicados: fecha, lugar (con todas las explicaciones necesarias para llegar), datos de contactos para dudas, dirección o sitio donde apuntarse, si tienen que ir preparados de alguna forma, etc.

g) Recuerda los beneficios del evento y que es una oportunidad única porque en otro momento ¡no será gratis!

 

Paso #5: Difunde, difunde difunde

 

No te cortes en la promoción, de verdad.

Necesitas estar pendiente, ver si la gente se apunta, si te preguntan dudas y contárselo a todo el que te cruces en el tiempo de promoción.

También te recomiendo que pidas a antiguos clientes/alumnos/personas de confianza que te echen una mano difundiendo o que asistan con amigos que puedan estar interesados.

 

 

Paso #6: Estima la participación

Es por esto, que en el punto 5 te decía que deben apuntarse previamente.

Puede ser que se apunten a una lista de correo en una página con «apúntate aquí» o enviando un email a un correo que indiques.

No lo dejes en el aire porque esos emails que te van a dar te van a servir para enviarles recordatorios y para enviarles alguna oferta especial por haber asistido al evento. Es una oportunidad también de hacerte una buena base de datos para futuras promociones.

 

Paso #7: Diseña cómo plantear tu evento

Estás haciendo un evento gratuito, no para dar valor e irte. Sino que lo que te interesa es reforzar la marca de tu negocio. Por eso, hay ciertos puntos que no te debes saltar cuando lo organices:

• #1 Espera a que llegue la gente para empezar. Da unos minutos de cortesía para los más tardones. Te interesa que se enteren de todo lo que haces, más que de ser el más puntual del mundo.

• #2 Preséntate y cuenta lo que haces. El evento está para que la gente te conozca y se lleven una buena imagen de ti. Así que dedica unos 10 minutos para contar quién eres, qué haces y por qué deberían escucharte. Si eres especialista en el tema ¡dilo! y si el tema del evento es muy relevante ¡cuéntalo!

• #3 Empieza el curso/taller. Ahora sí, dale caña y ponles a trabajar. Que vean lo agradable que es trabajar contigo.

• #4 Termina contando lo beneficioso que es lo que acaban de hacer, para qué les puede servir y aprovecha para decir que ofreces servicios sobre este tema.

• #5 Reparte tarjetas de tu empresa con un descuento especial para las personas que asistieron el evento. Ahí es donde les quieres enganchar para que vengan.

• #6 Pregunta si hay dudas, si tienen interés en otros talleres y pide feedback sobre cómo ha sido todo. Aquí verás que los que tarden más en irse probablemente es por que se hayan quedado encantados con lo que has hecho. Resuelve sus dudas y charla con ellos porque serán los que seguro se animarán a trabajar contigo.

 

Sólo si te conocen podrán decidirse a trabajar contigo

Ya has visto el poder de difusión que te puede dar un evento gratuito:

1. En una hora de tu tiempo consigues llegar a mucha más gente

2. Todo tu barrio sabrá donde estás y qué haces

3. Podrás conseguir testimonios de esos clientes si se los pides

4. Fortalecerás el boca a boca en tu ciudad

Es una actividad que por un lado te da clientes a corto plazo (algunos se animaran a trabajar contigo desde el principio), y por otro, a largo plazo (el boca a boca en la ciudad). Todo tu barrio sabrá dónde estás y qué haces.

 

¿Qué te ha parecido esta estrategia para acercarte a tus potenciales clientes locales?

Si te ha gustado el post no dudes en compartirlo con todos aquellos que creas que pueden estar interesados en organizar eventos gratuitos para captar clientes.

 

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