Cómo conseguir tiempo para tus objetivos – Mis claves de productividad como mamá empresaria

Supongo que ya te has visto todos los artículos y vídeos habidos y por haber, sobre cómo planificar tu año 2021. 

 

Pues bien, te diré que aprender a planificar sobre papel es importante, pero estoy segura que más allá, hay dos propósitos que tenemos todos en nuestra lista. 

 

1. El primero es cumplir la lista de propósitos (y que no solo se quede en el papel).
2. El segundo es sacar tiempo en la agenda para cumplirlos (menudo reto, ¿eh?).

 

Así que hoy te quiero dar ideas sobre el segundo reto: cómo sacar tiempo para cumplir tus objetivos. 

Cómo conseguir más tiempo para cumplir tus objetivos

 

Ahí fuera hay consejos buenísimos para aumentar tu productividad y conseguir tiempo para cumplir tus objetivos  pero, ¿qué pasa cuando te “roban” ese tiempo?

 

Pues sí, resulta que hay consejos estupendos para cuando estás “tú y tu negocio”.

 

Eres el único dueño y señor de tu tiempo: tú te lo guisas, tú te lo comes, tú te organizas. 

 

Esos consejos me valieron muy bien en la primera etapa de mi negocio, ¿pero qué sucede cuando ese tiempo no es solo tuyo? ¿Cuando ese tiempo puede ser “robado” cuando menos te lo esperas?

 

Eso es lo que empecé a reflexionar tras ser mamá.

 

Esas situaciones tal que “tu bebé se ha puesto malita y te llaman de la guardería para que la recojas”. Y tú con tu perfecta agenda y tus tareas, mirándote con cara de “¿y ahora donde metes todo lo que ibas a hacer hoy?”.

 

Pues bien, estos consejos están pensados para ese paradigma: yo lo llamo la necesidad de “productividad flexible”.

 

Porque necesitas de igual manera 2 cosas:

 

1. Que te cunda el tiempo.
2. Ser capaz de improvisar.

 

Así que aquí vamos a ver cómo tener tiempo para cumplir tus objetivos con mi experiencia en ese nuevo concepto, que te explico en 3 ideas principales:

1. Tiempo y expectativas.
2. Herramientas digitales.
3. Descanso y motivación.

 

#1 TIEMPO Y EXPECTATIVAS

Paso 1: Gestionar expectativas

Lo primero que te recomiendo es que seas realista.

 

Piensa en esa lista de objetivos que te ponías años anteriores y dime cuántos cumplías: ¿2, 3? 

 

Para este año te propongo un cambio de enfoque. Olvídate de ponerte una lista de 25 objetivos anuales que al final te llenen de frustración y céntrate en 3, 5 máximo.

 

Ten en mente que esos objetivos vas a tenerlos que meter en agenda, y puede que teniendo esto en cuenta veas que efectivamente con 25 propósitos estabas siendo poco realista.

 

Aunque haya mucho discurso sobre “tener mentes ambiciosas y abundantes”, gestionar expectativas siempre es una buena opción cuando tu realidad es compleja, además de la mejor forma de quitarte la excusa de “es que quise abarcar mucho y por eso no pude”.

 

Paso 2: Trabaja con un agenda

 

El siguiente punto para sacar tiempo para cumplir tus objetivos es trabajar con agenda, porque ya sabes que lo que no está en tu agenda, no está en tus prioridades. 

 

Un consejo que quizás ya hayas oído es que para organizar tu agenda es bueno organizarla en bloques. 

 

Es decir, agrupa tus tareas para hacerlas todas por temática: si quieres grabar vídeos, todo el mismo día. Si quieres programar tus redes sociales, igual. Si tienes pensado hacer un curso, bloquea las semanas que necesites. 

 

Tiene sus ventajas: no sólo tienes la mente más centrada, y los recursos organizados, sino que tienes la sensación real de “cerrar cosas”.

 

Ahora bien, matizando esta estrategia para que sea en la practica fácil de combinar con los “imprevistos” ten en cuenta esto:

 

1. Bloquea tu agenda con tiempo. Si ya sabes que quieres trabajar en algo este trimestre, necesitas reservarte tiempo para que no se te llene la agenda con sesiones de clientes, por ejemplo, que al final haga que pospongas tu objetivo. 
2. Elige el primer momento del día. ¿Por qué? Porque todavía no ha dado tiempo a que pasen cosas como que te llamen de la guarde porque tienes a tu hija malita, a que te llame un cliente con algún problema o a que surja cualquier otra cosa.   Aumentas la posibilidad de que no haya pasado nada ese día y puedas avanzar en tu objetivo. 
3. Bloquea “tiempo de improvisación”. Si los imprevistos forman parte de tu día, tu agenda no puede ser un puzzle perfectamente encajado. Eso hace que sea frágil y se rompa cuando algo no sale como esperas. Una cosa que hago yo es que aunque tengo mis horas reservadas, de vez en cuando, dejo algún día bloqueado como “tiempo de improvisación”. Todos sabemos que al final siempre terminan pasando cosas durante la semana, y a mí tener ese respiro me ayuda mucho a seguir con los planes.  

 

¿Ves por qué es importante centrarte en 3 objetivos? De esa forma, tendrás tus prioridades claras y no dudarás en fijarte el tiempo que necesites para cumplirlo. 

 

#2 HERRAMIENTAS DIGITALES

 

Paso 1: Apóyate en la gestión digital 

 

Lo que se pueda hacer online es tu aliado para sacar tiempo y tener flexibilidad.

 

En mi caso, por ejemplo, llevo toda la oficina en el móvil. No lo tengo con notificaciones, pero lo tengo disponible cuando lo necesito. 

 

De esta forma, puedo evitar desplazamientos y rellenar los espacios muertos con pequeñas tareas (por ejemplo, mientras espero en el pediatra, puedo contestar alguna duda del equipo). 

 

Y no solo me refiero al trabajo: también la compra, las citas con el médico, la recarga del abono transporte… Hay muchísimas cosas que puedes hacer online y que te ahorrarán muchísimo tiempo. 

 

NOTA: Puede que este paso te dé un poco de miedo por eso de no poder “desconectar” pero más adelante te explico un truco que te garantizará que puedas hacerlo.

 

Paso 2 – Comunicación en diferido

 

Lo más maravilloso, en mi experiencia, de la comunicación digital es que podemos comunicarnos en diferido (es decir, que no sea hablar contigo en directo). 

 

A mi me ayuda a :

1. Focalizar los temas (en una conversación nos extendemos más que en un audio o mensaje).
2. Organizarnos mejor (dejamos de depender de las agendas de otros). 

 

En resumen, mandar un video, un audio o un mensaje, según los huecos que tú tienes, es mucho más rápido y flexible, perfecto cuando necesitas sacar tiempo para cumplir tus objetivos de debajo de las piedras. 

 

Y se puede aplicar con tu equipo (evitando reuniones cada dos por tres), clientes (aportando información en clases grabadas, audios, contestar por email o mensajería), o incluso con amigos y familia (a veces es difícil cuadrar agendas, así eso no será una excusa para no estar en contacto).

 

Por cierto, para hacer mucho más efectivo este paso yo uso mucho la función de dictado del móvil y voy muy rápido respondiendo mensajes. Me gusta más que el audio, porque luego puedo revisar la información o las conversaciones.  

 

Paso 3 – Optimiza la velocidad de absorber información

 

No sé tú, pero yo consumo mucha información escrita y en vídeo cada día, por eso intento hacerlo de la manera más práctica posible.

 

Sobre esto dos ideas que me funcionan:

 

1. Me gusta más el contenido en escrito, ya que me permite leer y escanear lo que estoy buscando de forma rápida. 
2. Si estoy viendo algún vídeo, suelo poner los subtítulos y la velocidad al doble (por ejemplo, en Youtube). De esa forma, puedo ver más de lo que me interesa en menos tiempo. ¡Créeme cuando se te acostumbra el oído es muy cómodo!

 

#3 DESCANSO Y MOTIVACIÓN

 

Paso 1 : Dormir para tener la mente activa

Desde que tengo hijas, dormir es una de mis actividades favoritas. Tal cual.

 

Y está claro que nada te sirve reservar una mañana entera a una tarea si llegas exhausto y no puedes hacer ni la mitad de lo que te habías propuesto. 

 

Así que me acuesto pronto, como las gallinas, porque llevo 3 años sin saber lo que es dormir una noche del tirón.

 

Pero también hay que descansar durante el día: para mi es también importante tener tiempos de “parar” por la mañana, especialmente cuando en la agenda tengo eventos que preveo que te van a cansar (por ejemplo, labores muy creativas o que te sacan de tu zona de confort). Así puedo mantener el ritmo. 

 

Paso 2 : Desconectar para relajar la mente

 

¿Te acuerdas que en la parte de gestión digital te decía que tenía un truco para desconectar del móvil aunque tuviera toda la oficina ahí?

 

Pues bien, soy una gran fan de las app de “Bienestar digital”. Puedes encontrarlas en Android o en el propio Iphone. 

 

Son aplicaciones donde puedes configurar qué aplicaciones quieres bloquear a partir de X horas.

 

Por ejemplo: el email, el WhatsApp del trabajo, las redes sociales (sí para mí son una app de trabajo, seguramente si no me dedicara a esto ni tendría), etc.

 

Teóricamente se pensaron para quienes no querían “interrupciones” en su horario de trabajo de cosas personales, pero yo lo uso justamente al revés: no quiero estar conectada 24 horas al trabajo.

 

De esta manera, sigues teniendo tu móvil encendido, tus mensajes personales activos, pero no recibes notificaciones de temas de trabajo. De hecho, si intentas entrar a ver tu correo aparece un amable mensajito recordándote “Estás en modo sin distracciones, ¿seguro que quieres abrirlo?”. Muy disuasorio, ya te lo digo yo 😉

 

Paso 3: Usa la gamificación 

 

¿Sabes qué es la gamificación? Es una técnica de aprendizaje que se basa en el concepto de jugando nos motivamos a hacer cosas. ¿Qué te parece si te motivas a ti mismo con este tipo de técnicas? 

 

Aplicaciones súper divertidas para ir consiguiendo puntos cuando marques tus hitos diarios: hábitos de cualquier tipo, rutinas deportivas, etc. 

 

Te envían mensajitos motivadores, y así puedes avanzar de forma más amena. 

 

Además, son interesantes porque cuando se acerca el final de la tarde, te ayudan a reflexionar sobre si estás cumpliendo tu meta, y si no es así rápidamente recuperas el foco y vuelves a priorizar lo importante. 

 

Paso 3: Delega en el trabajo y en tu vida personal 

 

Soltar tareas y dejar que otros te ayuden a completarlas te permitirá poder sacar tiempo para tus objetivos y  prioridades. Además si son tareas que no solo te quitan tiempo, sino también energía porque no te gustan, sentirás que recuperas el doble.

 

Eso sí, antes de delegar, tienes que tenerlas muy claras, ya que a veces cometemos el error de delegar lo que no es prioritario ahora mismo. 

 

En este sentido, a veces son tareas que incluso puedes eliminar o automatizar. Así que antes de dar este paso, tenlo muy muy claro. 

 

Delegar es lo que más tiempo me ha liberado, tanto en el ámbito profesional como en el personal: desde un diseñador web, a unos tuppers de la abuela. ¡Todo suma! 

 

Sé que a veces es difícil soltar, porque nadie hará las cosas igual que tú, pero puedes encontrar personas que lo hagan incluso mejor.  

 

También es cierto que para hacerlo necesitas presupuesto, pero en muchas ocasiones sale a cuenta teniendo en cuenta el tiempo que le inviertes. 

 

NOTA: Por cierto, si necesitas una ayudita con el tema de delegar, recuerda que puedes contar con nosotros para la parte de marketing. 

 

En resumen, a la hora de conseguir tiempo para tus objetivos, menos es más 

 

Espero que estos consejos te ayuden a coger ideas para empezar a sacar tiempo para cumplir tus objetivos. 

 

Si tuviera que resumir la idea más importante detrás de ellos, sería que menos es más. Sobre todo si tienes las cosas claras.

 

Por cierto, aquí tienes el enlace al otro post en el que te cuento cómo planificar tus objetivos de forma realista, por si esa primera parte no la habías repasado.

 

Ahora te leo: ¿qué consejo te ha gustado más? ¿Hay alguno que puedas aportar tú?