Los servicios de almacenamiento en la Nube
Una de las grandes ventajas de Internet es la posibilidad de poder tener la información que quieras, accesible desde cualquier parte del mundo. Los llamados «almacenamientos en la Nube» son aquellos programas que te permiten guardar archivos online (fotografías, documentos, música, vídeos…) para tenerlos disponibles en cualquier momento y lugar.
Hoy te voy a hablar de mis dos programas favoritos: Dropbox y Google Drive, que son super útiles, en especial si trabajas en remoto con otros freelances o si das sesiones online (formación, terapia, mentorings etc.).
¿Cómo funcionan Dropbox y Google Drive?
Tabla de contenidos de este post
- 1 Las ventajas de Dropbox y Google Drive.
- 2 Principales diferencias entre Dropbox y Google Drive.
- 2.1 Diferencia 1: El espacio de almacenamiento
- 2.2 Diferencia 2: Posibilidad de trabajar varios usuarios sobre el mismo documento
- 2.3 Diferencia 3: Trabajo online y offline.
- 2.4 Diferencia 4: Formas de compartir archivos y permisos de administrador.
- 2.5 ¿Y tú? ¿Prefieres Dropbox o Google Drive para trabajar online?
Las ventajas de Dropbox y Google Drive.
Tanto Dropbox como Google Drive son aplicaciones que te permitirán:
- Almacenar archivos en Internet y tenerlos siempre disponibles en tu cuenta.
- Sincronizar una carpeta de tu ordenador y/o una aplicación en el móvil para que lo puedas usar como una carpeta corriente. Y sí, aunque seguro conocías esa función en Dropbox, también existe para Google Drive.
- Compartir con otras personas archivos o carpetas específicas, ya sea a través de un link donde puedan descargarse los archivos, o a través de una carpeta sincronizada con la otra persona para que siempre tengáis los mismos documentos (por ejemplo… tus clientes!).
- Mejorar la gestión de documentos de tu negocio y acabar con las enormes cantidades de emails con adjuntos de la Versión 1 a la 25 del documento X (que luego son muy difíciles de encontrar). Dejarás esos documentos en una carpeta sincronizada para todos los miembros del equipo, de manera perfectamente ordenada.
Principales diferencias entre Dropbox y Google Drive.
Dropbox y Google Drive se diferencian principalmente en cuatro puntos:
Diferencia 1: El espacio de almacenamiento
Dropbox te ofrece un plan gratuito de 2 GB de espacio para tus archivos, aunque puedes ampliar un poco si realizas actividades como realizar la introducción a Dropbox (ver el tutorial, subir un archivo, instalarlo en tu ordenador … (+250 MB)) o invitar a tus amigos (+500 MB por cada amigo que instale Dropbox)).
Google Drive tiene más espacio en su plan gratuito: 15 GB en total. Pero ¡ojo!, este espacio es, en realidad, el general de tu cuenta de Google, con lo que también cuenta lo que ocupan tus fotos de Google + y tus correos de Gmail. (Si quieres consultar tu espacio disponible en Google Drive puedes hacerlo pulsando AQUÍ.)
Eso sí, incluso con este «problema» el espacio que ofrece Google Drive es muy superior y te ayudará a olvidarte de «tener que invitar amigos» para conseguir más capacidad.
Diferencia 2: Posibilidad de trabajar varios usuarios sobre el mismo documento
Este punto es para mí, el que hace destacar claramente Google Drive sobre Dropbox.
Aparte de los archivos habituales que se pueden compartir y que funcionan de manera idéntica en ambos programas, en Google Drive existen unos documentos especiales, los Google Docs.
Éstos son parecidos a los de Microsoft Office ( Documento de texto de Google sería el equivalente de Word, Hoja de Calculo de Google sería el equivalente a Excel…), con la diferencia de que puede haber varias personas trabajando sobre él al mismo tiempo.
¿Qué ventajas tiene poder trabajar sobre un mismo archivo?
Si ya acabamos con los adjuntos en los emails, ahora podemos acabar con los problemas de
«No puedo hacer mi parte del documento hasta que mi compañero me pase su versión»
«Hemos estado trabajando en tres documentos diferentes y ahora hay que hacer un trabajo de integración«
«Empezamos el documento por separado para adelantar cosas, y al final hemos hecho trabajo por duplicado porque no sabía lo que mi compañero había avanzado»
Con Google Drive y sus Google Docs, podrás hacer divisiones claras del trabajo con otras personas, verás lo que ellos llevan hecho para no solaparte y tendrás la posibilidad de revisar en tiempo real si van por buen camino.
Y por supuesto dejarás de tener versiones de Informes tipo «Version 7.C Bueno 3- Definitivo- Para entrega»…
¿En Dropbox no podemos escribir en los mismos documentos?
¡No! Al menos, no al mismo tiempo. Tendrás que coordinarte con tus compañeros para que uno cierre el documento con los cambios guardados y luego la otra persona lo abra. Al final, vais a tener que seguir recurriendo al sistema de varios documentos, con distintas versiones.
Diferencia 3: Trabajo online y offline.
La sincronización de carpetas en tu ordenador o móvil te permite editar los archivos mientras no tienes conexión a Internet. En el momento en que volvieras a tenerla, Dropbox y Google Drive analizarían los cambios y los aplicarían a tus archivos en la Nube.
Esto sucede con todas acciones ( eliminar, editar, añadir…) y con todos los tipos de archivos para los dos programas, excepto con los Google Docs de Google Drive. Para editar estos documentos es indispensable tener conexión a Internet, con lo que trabajar offline no es una opción. ( NOTA de actualización: Google ha mejorado este aspecto y ahora sí que se puede!)
Diferencia 4: Formas de compartir archivos y permisos de administrador.
Cuando compartes una carpeta o un archivo, te conviertes automáticamente en el «propietario o administrador» de estos. Esto significa que siempre tendrás la posibilidad de realizar más acciones que los demás, para controlar lo que se ha compartido.
Las formas más habituales de compartir un archivo son:
- A través de un link, para que los demás puedan descargárselo. Esto en realidad es como enviar un adjunto a través de un email, pues la persona se lo podrá descargar pero los cambios no se sincronizarán con tu archivo original.
- A través de una carpeta compartida, donde todo lo que pongas estará compartido con la otra persona y se sincronizaran los cambios de ambos.
Esto se puede hacer tanto en Dropbox como en Google Drive.
Con los Google Docs tenemos más opciones que están pensadas para facilitar el trabajo colaborativo. Por ejemplo, en cada documento que compartamos podemos elegir si la persona puede editarlo, verlo, o comentarlo, de forma que podemos controlar mejor los cambios en los archivos.
¿Cómo crear tu cuenta de Dropbox y de Google Drive?
Puedes crear tu cuenta de Dropbox pulsando AQUÍ. Te llevará menos de un minuto crearla: sólo necesitas tu nombre y correo asociado.
Para crear tu cuenta de Google Drive es posible que no tengas que hacer nada. ¿Por qué? Porque si tienes una cuenta de Gmail, en realidad, ya tienes Google Drive.
En cualquier caso, para acceder sigue estos pasos:
- Entra en Gmail e inicia sesión o crea un cuenta.
- Una vez iniciada la sesión, entra en Google Drive y podrás ver tus documentos. Igual te sorprendes de que tengas algunos, pero como Gmail te da la posibilidad de guardar tus archivos adjuntos en Google Drive, es posible que alguna vez le hayas dado sin querer.
¿Para qué te recomiendo usar Dropbox y para qué Google Drive?
Después de probar las dos aplicaciones, llegué a la siguiente conclusión: realmente todo lo que se puede hacer en Dropbox se puede hacer en Google Drive. Y si además tiene mas espacio, ¿por qué usar Dropbox?
Mi respuesta es que, a pesar de todo, Dropbox sigue siendo la aplicación de almacenamiento en la Nube más popular, y que mejor sabe utilizar la gente, probablemente porque es mas sencilla.
De esta forma te recomiendo usar Dropbox para compartir documentos no editables ( pdfs, imagenes, ebooks, versiones definitivas de documentos…. ) con otras personas y sobretodo, si tu cliente es «antitecnológico». Con esto, limitarás el uso de Dropbox (que tiene menos espacio que Google Drive) y evitarás el riesgo de sobreescribir documentos. Y seguirás usando la aplicación más extendida para compartir archivos.
Utiliza Google Drive y sus Google Docs, para documentos en los que haya varias personas que tengan que editar y para documentos de seguimiento, que se actualizan cada semana o cada mes, y que nunca están «cerrados».
Es cierto que si pasas a programas de edición avanzada (Photoshop, Programas de edición de vídeo…) no tienen un equivalente en Google Drive y no podréis trabajar varios a la vez. En este caso te da igual guardarlos en un lugar o en otro. Por suerte cada vez Google hace más acuerdos con desarrolladores software y añade mas aplicaciones para Google Drive. Tiempo al tiempo.
Dropbox vs Google Drive: Tabla resumen.
Aquí te dejo una tabla resumen que te ayudará a reagrupar todas las características de las dos aplicaciones.
¿Y tú? ¿Prefieres Dropbox o Google Drive para trabajar online?
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Muy buen post, ¡enhorabuena! Yo uso principalmente dropbox porque llevo mucho tiempo y tengo más de 20GB de almacenamiento gratuito pero poco a poco voy usando más Google Drive. Sólo decirte que creo que ya se pueden editar Google Docs offline con apps móviles y de Chrome, puede que te interese 😉 Y por último, un puntito más para dropbox y es que hace poco hicieron un acuerdo con Microsoft para integrarlo en Office. ¿Nadie usa Microsoft One Drive?
¡Hola Arturo! Pues si, me supongo que tu fuiste de los suertudos que se beneficio del plan de Dropbox para estudiantes universitarios en tu momento y por eso tienes tanto espacio, no? Yo tengo del orden de 10 GB y todo a base de amigos. He estado mirando lo de la edición de Google Docs offline,y efectivamente con el nuevo Google Drive se puede, así que ¡ya mismo lo estoy usando! Sobre Microsoft One Drive, no lo he probado aun, me imagino que estará introduciéndose mas en el mercado porque vendrá con Windows 8, aunque el salto lo dará si se unifica realmente con Dropbox. Gracias por tus aportaciones ¡han sido muy interesantes!
Pues sí que me aproveché del plan para estudiantes y creo que en breve se me acabará 🙁 Lo de Dropbox y Microsoft va para adelante, ya se pueden modificar archivos Word, Excel y Powerpoint directamente desde la app de Dropbox para móviles, aunque creo que mi tendencia seguirá yendo hacia Google Drive para temas de trabajo y colaboración con otra gente.
Ana,enhorabuena por el post!aporta luz a los novatos en internet como yo.
Yo utilizaba dropbox para compartir fotos y archivos.Sin embargo, desde que descubierto Google docs y Google drive lo utilizo sobre todo profesionalmente.Ha sido un avance!
Gracias
Me alegro Itziar, pasamos mucho tiempo gestionando información, es fantástico cuando se encuentra una herramienta que te facilita el trabajo 🙂
Ana, fantástico post. Si lo hubiera tenido hace 4 años¡¡¡ Es el tiempo que he tardado en aprender que al final necesitaba tanto Dropbox como Google Drive. Y lo mejor del post es que describe por qué lo necesito. Y ahora no puedo prescindir de ninguno. Soy un dropdrive adicto…..Gracias
Si yo tambien soy dropdrive adicta! Dentro de nada la memoria de nuestros ordenadores no sera casi necesaria ! 🙂
Y lo mejor es que lo tengo tambien sincronizado en el movil, puedo consultar todo del dropbox y del drive en mi iphone, una maravilla. Acceso total a la información. La informacion es poder….y da capacidad de trabajo
Excelente post! ¿te puedes creer que llevo años utilizando Google Drive y no sabía que se podía dividir el trabajo de esa forma? jajaja
Hola! e-Informatico! Pues me lo creo , yo tambien he descubierto funcionalidades de aplicaciones mucho mas tarde de cuando habian salido! Pero al final si le sacas utilidad en algun momento es lo que importa.
Antes de nada enhorabuena por la iniciativa Ana. Quería aportar una referencia a OneDrive, que es el servicio en la nube de Microsoft Outlook.
Este ofrece como Google Drive 15Gb gratuitos, pero entre las muchas ventajas es que si activas la subida automática de fotos desde tu dispositivo móvil a Onedrive el espacio te aumenta en otros 15 Gb (total 30 Gb cuando Google Drive se mantiene en 15Gb) y además te dan 10 Gb por fidelización y bonus de espacio por hacer referencias al servicio.
No se como será en los sistemas de almacenamiento que has comentado el límite de tamaño de archivo a subir o compartir, pero en OneDrive desde hace unas semanas es de hasta 10Gb.
Un abrazo desde Sevilla, y muchas suerte con el proyecto.
Juan de Dios.
Hola Juande, me alegra verte por aqui. Gracias por tu aportacion, seguro que Arturo la ha agradecido tambien. La verdad es que yo nunca he tenido tanta necesidad de espacio con lo que los 15GB de Drive me han sido suficientes. Lo que comentas de la subida de archivos, Dropbox son 10 GB y Drive son 5TB, que desde mi punto de vista es casi como decir «ilimitado» pues rara vez vas a tener que subir archivos mas grandes que eso!
Nos vemos por aqui! Un saludo
Buenas tardes:
Las dos aplicaciones me parecen muy útiles sin embargo tengo un par de dudas, la primera es que dropbox tiene automáticamente subida de fotos de cámara, y en google drive no se si puede hacer lo mismo, y la segunda es que según veo en mi dispositivo Android, las fotos se albergan tanto en g+ como en drive, no se si existe el riesgo de que sean expuestas, agradeceré mucho la ayuda por que tengo mas espacio en google drive que en dropbox pero conozco mas dropbox.
Hola José. Efectivamente, Dropbox tiene desde hace tiempo la sincronización de fotos del móvil y Drive no. Google propuso usar Google Fotos, que como dices te las sube como G+, pero no te preocupes porque las fotos sólo se publican si tú lo haces, por defecto no las puede ver nadie. Hace 3 días salieron rumores de que Google está trabajando para mejorar esa subida de fotos y que aparezca directamente en Drive:
http://www.elandroidelibre.com/2015/02/google-drive-empieza-anadir-la-carga-automatica-de-fotos.html
Así que quizás dentro de poco ya se pueda hacer eso directamente desde drive 😉
Hola Jose! Dropbox es algo mas intuitivo asi que es normal que te sientas mas comodo con el en principio.
Cuando configuras tu android por primera vez , Dropbox te preguntara si quieres sincronizar las fotos nuevas y Picasa (el programa de fotos de Google) si quieres hacer copias de seguridad automaticas (que en realidad lo que hacen es crear un album de fotos en Google + PRIVADO, es decir, que solo tu puedes ver). Con lo cual, los dos programas hacen mas o menos lo mismo.
Como bien dice Arturo (Gracias por responder!!!) tu privacidad esta a salvo. Y sobre el espacio, efectivamente, recuerda que el espacio de 15 gb gratuitos es para drive y todas las aplicaciones google como gmail, google +, etc…
Asi que hazlo como prefieras, yo hago copias de seguridad solo con Picasa, y no tengo activa la sincronización con Dropbox por el tema del espacio!
Un saludo y que tengas buena semana!!
Hablando de los 15GB de Drive quizá os interese a todos que hasta mañana día 17 se pueden conseguir 2GB permenentes en Google Drive de una manera muy sencilla (y gratuita por supuesto). Sólo tenéis que hacer un chequeo de la seguridad de vuestra cuenta Google aquí. Hay que hacerlo mañana como muy tarde y se supone que te dan los 2GB el 28 de febrero.
Os dejo el enlace al post original en el blog oficial de Google Drive, aunque podéis encontrar más información en español en otros sitios.
http://googledrive.blogspot.com/2015/02/safer-internet-day-2015.html
Gracias Arturo! Muy interesante! Le echo un vistazo
Hola, la verdad me llama mucho la atención el tema, me podrían decir que nube es mejor, he escuchado muchisimas, Skydrive, onedrive, mega, copy etc. Yo tengo un Iphone y quiera saber cual es mas conveniente
Hola Denis. Ahora mismo no diría que hay ninguna «mejor» que otra, simplemente son diferentes y tienes que encontrar la que mejor se adapte a ti.
– Google Drive. Con Drive la ventaja es que probablemente ya tengas una cuenta de Google, por lo que no tendrás que crearte una cuenta nueva. Además, tienes 15 GB gratuitos.
– Microsoft OneDrive. Hacerte una cuenta Microsoft es fácil y probablemente también tengas alguna. También son 15 GB gratuitos y creo que si sincronizas las fotos te dan otros 15, con lo que te puedes hacer con 30 GB gratis.
– Dropbox. Es en mi opinión el mejor por comodidad y control de versiones, pero la cuenta gratuita sólo tiene 2 GB. Si invitas gente puedes conseguir bastante más y sincronizando las fotos puedes conseguir hasta 3 GB, pero te costará llegar a los 15 GB.
– Otros. Hay muchos más que no he probado pero que también tienen buena pinta y pueden servir. Como Box con 10 GB, Copy con 15 GB o Mega con 50 GB.
En resumen, si te vale con poco espacio, mi consejo es que uses Dropbox y Google Drive.
Hola, alguno conoce la cantidad máxima de ordenadores que permite Google Drive?. Gracias
Hola Fabian. En teoría no hay límite en el número de ordenadores que tengas sincronizados en Google Drive. En cualquier caso, si hubiera un límite, sería muy superior al que podríamos alcanzar.
hola arturo soy jhonatan roberto en la universidad me han dejado investigar hacerca sobre dropbox no se si me prodias ayudar
Hola Jhonatan, no sé en qué podría ayudarte. ¿Qué dudas tienes?
El problema para los que usamos linux, es que no hay un cliente oficial para el drive de google
Muy buen post. Aunque te comento mi experiencia, en la empresa migramos de Dropbox a Google Drive. La edición en línea no la usamos ya que trabajamos en Open Office como editor. El problema que tenemos es en realidad que cuando alguien modifica o crea un archivo es increíblemente lento la actualización para tenerlo todos disponible. Es decir si contabilidad genera una actualización al archivo de lista de precios demoran horas en reflejarse en el departamento de ventas. Somos más de una docena de personas y tengo ese problema que me tiene con dolor de cabeza.
Hola Juan Andrés. Si no usáis la edición en línea podréis usar cualquier servicio de almacenamiento en la nube. Los retardos que tenéis me imagino que serán por la conexión a internet. En ese sentido creo que Dropbox puede ofrecer un mejor servicio ya que dispone de una opción (normalmente activada por defecto) de «Sincronización LAN». Esta opción hace que si tienes documentos compartidos con alguien que se encuentre en tu red local, se sincronizan directamente vuestros ordenadores sin necesidad de intercambiar la información con los servidores de Dropbox en internet.
Hola ! Queria hacer una pregunta, tengo una duda respecto asi cualquiera de los dos almacenamientos en la nube, ocupan espacio en el dico duro de tu ordenador. Despues de haber leido mucho sigo teniendo dudas al respecto, espero que alguien me lo pueda aclarar.
Muchas gracias
Hola, buenas tardes. Quisiera saber si me puede colaborar con lo siguiente: Se que hay dos opciones para compartir archivos en dropbox, una es ¨invitar a otras personas a colaborar¨ y la otra opción es ¨enviar vínculo¨. La opción que escojo es la de invitar a otras personas, pero no entiendo por qué cuando veo el documento que está en la carpeta, este se muestra con un vínculo, y se que es por eso que no se actualiza la información en tiempo real. En esa misma carpeta tango otros archivos, los cuales no tienen la imagen del vínculo y en esos archivos si se ven las actualizaciones que hacen las demás personas. Pero uno de esos archivos está cargado como si se hubiera compartido como vínculo, y no es así, se compartió con la opción de invitar a otras personas como lo dije anteriormente.
Por favor, necesito de su ayuda urgentemente. Le agradezco su colaborarión.
Hola.
Muchas gracias por a info, sin embargo me salta una duda: ¿Como se gestiona la recuperación de archivos (o copias de seguridad o versiones anteriores> en GoogleDrive?, En Dropbox la he probado y creo que es bastante útil.
Buen post lince +10
Buenas gracias por el post.
Alguien sabe porque cuando compartes por ejemplo 700 fotos el que recibe solo puede ver 500, me ha pasado dos veces ya.
Desde ya muchas gracias